Nên quản lý phòng trọ bằng excel hay phần mềm?

Trong quá trình kinh doanh nhà trọ, việc quản lý sổ sách, chi tiêu được xem là một trong những bước quan trọng nhất. Cụ thể 2 hình thức được sử dụng khá phổ biến là quản lý phòng trọ bằng excel và quản lý nhà trọ bằng phần mềm.

Với thời đại 4.0 như hiện nay, 2 cách thức quản lý phòng trọ được chủ trọ phân vân lựa chọn là quản lý bằng excel hoặc phần mềm quản lý chuyên dụng. Vậy nên quản lý phòng trọ bằng excel hay phần mềm? Cùng tìm kiếm câu trả lời qua bài viết sau. 

Đánh giá về quản lý phòng trọ bằng excel

Excel là một ứng dụng bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office được thiết kế để giúp ghi lại, xử lý thông tin dưới dạng bảng. Excel hỗ trợ các tính năng giúp người dùng trong việc tính toán, phân loại dữ liệu một cách chính xác với số lượng lên đến hàng triệu ô tính.

Ưu điểm của quản lý nhà trọ bằng excel

Excel là một phần mềm hữu dụng cho các hoạt động quản trị. Trong quản lý phòng trọ, excel mang lại cho người dùng các ưu điểm như sau.

• Không tốn kém chi phí, thuận tiện: Excel là công cụ có sẵn do được hệ thống Microsoft tích hợp sẵn trong máy tính. Do đó khi sử dụng các chủ trọ không cần tốn công tìm kiếm, lựa chọn như khi sử dụng phần mềm khác. Với excel, người dùng chỉ cần lập nên một bảng tính và nhập các thông tin cần thiết, ứng dụng này sẽ giúp lưu trữ và tính toán một cách chính xác.
• Đáp ứng được các nhu cầu tính toán cơ bản: Việc tính toán các khoản thu chi hàng tháng là bước quan trọng trong quản lý nhà trọ. Với sự hỗ trợ của hệ thống công thức đa dạng, quản lý phòng trọ bằng excel sẽ giúp đáp ứng các nhu cầu tính toán cơ bản như tiền nhà, điện, nước, phí Internet… của cả khu trọ. Ứng dụng quản lý trọ này giúp chủ trọ nhập, lưu trữ số liệu, giải các phép toán bằng các hàm cơ bản giúp hạn chế rủi ro về tài chính.
• Dễ dàng sử dụng: Excel có giao diện tương đối đơn giản với hệ thống cột và hàng giúp chủ trọ có thể phân loại dữ liệu dễ dàng. Ngoài ra excel còn hỗ trợ các tính năng định dạng giúp bảng tính trở nên sinh động và dễ nhìn hơn.

Nhược điểm của quản lý phòng trọ bằng excel

Bên cạnh các ưu điểm bên trên, quản lý phòng trọ bằng phần mềm excel cũng còn một số hạn chế. Dưới đây là 3 hạn chế tiêu biểu của excel.

• Khó khăn khi sử dụng trên các thiết bị di động: Xu hướng sử dụng các thiết bị thông minh như điện thoại, iPad đang trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, khi quản lý phòng trọ bằng excel trên các thiết bị di động này, người dùng buộc phải cài đặt ứng dụng hỗ trợ mới có thể sử dụng được. Điều này gây trở ngại khiến chủ trọ không thể quản lý ở mọi lúc mọi nơi. 
• Dữ liệu phân tán và bảo mật kém: Khi sử dụng excel để quản lý, chủ trọ buộc phải chia thành các sheet cũng như tách ra nhiều file nhất định dẫn đến dữ liệu không tập trung, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, rủi ro hơn là khi phần mềm hay máy tính không may gặp sự cố, các thông tin lưu trữ trên máy có thể sẽ bị mất. Ngoài ra, do việc áp dụng các hàm tính toán nên chỉ cần một lỗi sai nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu.
• Khó khăn trong việc quản lý quá nhiều nguồn dữ liệu: Đối với mô hình quản lý số lượng phòng cho thuê ít hay những nhà nghỉ, chung cư nhỏ, excel có thể đảm đương những yêu cầu cần thiết về dữ liệu. Tuy nhiên, khi sở hữu và vận hành quy mô nhà trọ với số lượng lớn hoặc cho thuê nhiều phòng trọ ở nhiều địa điểm khác nhau thì việc quản lý phòng trọ bằng excel sẽ khiến chủ trọ phải đau đầu với hàng tá dữ liệu phát sinh từ các nguồn khác nhau, những thao tác thủ công trên excel dường như không thể đảm đương nổi.

Nhận xét chung về phần mềm quản lý phòng trọ

Phần mềm ứng dụng là một loại chương trình có khả năng làm cho thiết bị điện tử thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà người dùng yêu cầu, bao gồm các chương trình có thể chạy trên hầu hết mọi thiết bị điện tử thông minh như máy tính để bàn, iPad, điện thoại, laptop.

Phần mềm quản lý phòng trọ là công cụ giúp chủ nhà trọ có thể điều hành và kiểm soát chặt chẽ dãy nhà cho thuê như quản lý hợp đồng thuê nhà; gửi thông báo phí thuê nhà, điện, nước, dịch vụ tới khách thuê; thống kê kinh doanh, thu chi và tăng trưởng... Từ đó giúp chủ trọ tiết kiệm thời gian, công sức, mang lại lợi nhuận kinh doanh.

Bên cạnh nhà trọ, các phần mềm, ứng dụng này còn hỗ trợ quản lý các loại hình cho thuê nhà ở khác như căn hộ, chung cư, ký túc xá, nhà nghỉ...

Ưu điểm của quản lý phòng trọ bằng phần mềm

Phần mềm quản lý phòng trọ là một chương trình thông minh được con người thiết lập nhằm mục đích hỗ trợ các vấn đề liên quan đến công việc quản lý. 

• Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị: Quản lý theo cách truyền thống đòi hỏi chủ trọ phải ghi chép mọi thứ ra giấy và tính toán một cách thủ công, hay khi sử dụng excel thì công việc chỉ có thể được thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, quản lý phòng trọ bằng phần mềm online sẽ giúp chủ trọ chủ động hơn, có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị thông minh từ điện thoại, iPad, laptop... (có hỗ trợ internet).
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Các phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp các chủ trọ đơn giản hóa công việc kinh doanh bằng các tính năng hữu ích như lưu trữ thông tin khách thuê, tình trạng phòng, theo dõi và tính toán hóa đơn tiền phòng, đưa ra được bảng thống kê báo cáo... Ngoài ra còn giúp thông báo các mốc thời điểm cần quan tâm như thời gian thu tiền nhà, thời gian hết hạn hợp đồng... Từ đó giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
• Bảo mật thông tin và dữ liệu: Khi quản lý thông qua phần mềm, mỗi chủ nhà sẽ được cung cấp một tài khoản khác nhau giúp thông tin được bảo mật tuyệt đối.
• Giúp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn: Ngoài chức năng đơn giản hóa quá trình kinh doanh nhà cho thuê, các ứng dụng quản lý này còn hỗ trợ chủ trọ tìm kiếm khách thuê bằng cách đăng các thông tin cho thuê khi có phòng trống.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý phòng trọ phổ biến nhất hiện nay

Nhược điểm của phần mềm quản lý phòng trọ

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ, chúng ta cần tìm hiểu và làm quen với nó bởi một số nhược điểm sau đây.

• Tốn một khoản chi phí: Để có được một nguồn lợi nào đó đòi hỏi người dùng phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định. Do đó, để có được một phần mềm quản lý trọ tối ưu nhất, chủ trọ buộc phải bỏ ra chi phí để cài đặt và sử dụng nó.
• Không tiếp cận được tất cả các chủ trọ: Có thể thấy chủ trọ thường là những người thuộc nhiều độ tuổi từ trẻ cho tới trung niên, cao tuổi, việc tiếp cận công nghệ ở mỗi độ tuổi sẽ có sự khác nhau. Do đó việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhà trọ thường gây trở ngại đối với các chủ trọ lớn tuổi như các vấn đề về mắt kém, nhiều thao tác cài đặt, không rành về công nghệ, kỹ thuật...

Giới thiệu phần mềm LOZIDO - Quản lý trọ

Với thời đại công nghệ như hiện nay thì việc nhờ sự giúp sức của các phần mềm công nghệ là điều cần thiết. Nhận thấy được vấn đề đó, phần mềm quản lý phòng trọ LOZIDO - Quản lý trọ đã ra đời nhằm chia sẻ phần nào những khó khăn mà các chủ nhà trọ đang gặp phải.

LOZIDO - Quản lý trọ là một trong những đơn vị số hóa việc quản lý nhà trọ được quan tâm nhiều nhất trên thị trường. Đây là phần mềm có nền tảng miễn phí giúp cho việc quản lý nhà trọ, phòng trọ trở nên dễ dàng hơn. 

Với thiết kế thông minh, giao diện dễ sử dụng, hướng dẫn sử dụng chi tiết, bám sát vào nghiệp vụ quản lý, LOZIDO - Quản lý trọ là giải pháp cho phép người dùng có thể cùng một lúc quản lý nhiều nhà trọ, giúp theo dõi và tính toán tiền điện, nước, dịch vụ… Hơn thế, phần mềm này còn giúp chủ trọ chốt tiền phòng hàng tháng một cách tự động, in hóa đơn cho khách thuê, đồng thời theo dõi tổng quan và thống kê các báo cáo tăng trưởng…

Kết luận

Tóm lại, mỗi cách thức quản lý nhà trọ đều có ưu, nhược điểm riêng. Với các chia sẻ trên, quanlytro.me tin rằng các chủ trọ đã có câu trả lời cho câu hỏi: Nên quản lý phòng trọ bằng excel hay phần mềm? 

Với sự phát triển của thời đại, chủ trọ nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý trọ thông minh giúp nâng cao hiệu suất quản lý. Hy vọng những kinh nghiệm chia sẻ ở trên sẽ giúp các chủ trọ tìm được công cụ quản lý trọ phù hợp.

Thông tin liên hệ: LOZIDO - Quản lý trọ

• Địa chỉ: A703 - Chung cư C3, Đường Man Thiện, P.Tân Phú, Quận 9, Hồ Chí Minh 
• Email: lozido.com@gmail.com
• SĐT: 0965.227.453
• Website: https://quanlytro.me/