Quản lý phòng trọ là gì? Các công việc cần làm của quản lý trọ

Quản lý phòng trọ là một công việc quan trọng trong kinh doanh phòng trọ. Vậy, “Quản lý phòng trọ là gì? Các công việc cần làm của quản lý trọ bao gồm những gì?” là các câu hỏi cần được giải đáp.

Công việc này làm nhiều chủ nhà trọ mất rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời khiến họ phải e ngại bởi có nguy cơ gặp các sai sót. Để giải quyết các vấn đề đó, hãy cùng quanlytro.me tìm hiểu về quản lý nhà trọ và các công việc mà một người quản lý cần làm qua bài viết sau.

Quản lý phòng trọ là gì? 

Quản lý phòng trọ được đánh giá là một trong những công việc quan trọng trong kinh doanh nhà trọ cho thuê. Trong đó, các nhà đầu tư phải thực hiện các công việc kiểm soát, duy trì và vận hành đảm bảo sự hoạt động và phát triển của dãy trọ. Nếu không có cách thức quản lý đúng đắn có thể sẽ dẫn đến kinh doanh thua lỗ.

Theo chu kỳ hàng tháng, quý hoặc năm, người quản lý trọ phải dành ra nhiều thời gian cho các công việc như lưu trữ thông tin khách hàng; ghi chép chi phí hằng tháng của mỗi phòng cho thuê; tính toán chuẩn xác; giám sát quá trình thuê phòng của khách hàng; đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự và chất lượng dịch vụ khu trọ.

Tất cả những công việc này yêu cầu người thực hiện phải cẩn thận, chính xác và kịp thời nhằm nắm chắc tình hình kinh doanh của khu trọ. Do đó, khi bắt đầu lĩnh vực kinh doanh nhà trọ này, chủ trọ nên tìm hiểu các kinh nghiệm quản lý để quản lý nhà trọ sao cho hiệu quả nhất, mang lại lợi nhuận kinh doanh.

Công việc cần làm của người quản lý phòng trọ

Công việc của người quản lý trọ khá nhiều. Nó bao gồm tất cả những công việc  trong một khu trọ từ tổng thể đến chi tiết, từ vật chất đến tinh thần. Vậy, quản lý phòng trọ bao gồm những công việc cơ bản nào? Chúng tôi sẽ giới thiệu đầy đủ qua các ý sau.  

Giữ gìn cơ sở vật chất

Điều này được hiểu như quản lý tất cả các phương tiện phục vụ trong quá trình kinh doanh phòng trọ, bao gồm nội thất, thiết bị bố trí riêng trong mỗi phòng trọ, lẫn các đồ dùng, dụng cụ sử dụng chung được trang bị trong và ngoài khu trọ.

Việc theo dõi thường xuyên cơ sở vật chất giúp chủ trọ có thể dễ dàng phát hiện ra những vật dụng, thiết bị cần được thay thế càng sớm càng tốt nhằm tránh ảnh hưởng đến độ hài lòng của khách thuê. 

Bên cạnh đó, chủ nhà trọ cũng nên tiếp thu các ý kiến của khách thuê về các vấn đề hư hỏng cơ sở vật chất bên trong phòng trọ nhằm khắc phục, nâng cấp kịp thời.

Quản lý tài chính

Đây là công việc khiến các chủ nhà trọ phải đau đầu mỗi tháng. Quản lý thu chi tiền bạc trong kinh doanh nhà trọ bao gồm các công việc ghi lại các số liệu dịch vụ (điện, nước, tiền thuê phòng, wifi, giữ xe, quản lý, giặt là…), sau đó chuyển đổi những số liệu đó và quy ra khoản tiền phải đóng của mỗi phòng trọ. 

Thêm vào đó, các chủ trọ còn phải tổng hợp, thống kê các khoản doanh thu đã nhận và khoản nợ khách hàng phải trả mỗi kỳ. Đồng thời, chủ trọ cần phải tính toán đến các chi phí sửa chữa và mua sắm các dụng cụ, thiết bị nhằm phục vụ và nâng cấp khu trọ của mình. 

Đảm bảo trật tự an ninh khu trọ

Đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong quản lý phòng trọ bởi điều này không chỉ ảnh hưởng đến khách thuê mà còn ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng khu trọ.

Quản lý an ninh trật tự bao gồm việc tránh các tệ nạn xã hội, trộm cắp, tránh gây gổ đánh nhau, gây ồn ào ảnh hưởng đến sự trải nghiệm của khách thuê. 

Chủ nhà có thể thuê bảo vệ, lắp camera an ninh, xây dựng tường rào kiên cố, cài đặt hệ thống cổng ra vào bằng vân tay/ thẻ từ, liên kết với công an khu vực… để đảm bảo an toàn cho khu trọ.

Quản lý thông tin khách hàng

Việc nắm vững thông tin khách hàng giúp chủ trọ biết được lai lịch khách thuê và cũng cảm thấy an tâm hơn khi cho thuê nhà. Đồng thời, đây cũng là dữ liệu để chủ trọ có thể biết được phân khúc khách hàng mục tiêu của dãy trọ nhằm tìm đến đúng đối tượng khách hàng.

Tiếp thị phòng trọ

Đây là một bước quan trọng trong quá trình quản lý phòng trọ. Nhằm đảm bảo khu trọ luôn luôn có nhiều khách thuê, các chủ trọ phải thực hiện đến các công việc tiếp thị phòng trọ. 

Thông thường, chủ trọ sẽ là người trực tiếp tìm kiếm khách thuê bằng cách đăng lên các trang web hay hội nhóm về thông tin các phòng trọ mình muốn cho thuê. Một số khác lại chọn cách nhờ đến các công ty hay đối tác nhằm hỗ trợ công việc này.

Giải quyết các vấn đề pháp lý

Thông thường, khi thuê phòng trọ, giữa khách thuê và chủ trọ sẽ có bản hợp đồng được ký kết với các điều khoản dưới sự chấp thuận giữa hai bên. Tuy nhiên, trong quá trình thuê trọ có thể xảy ra tranh chấp có nguy cơ dẫn đến kiện tụng và hợp đồng thuê nhà sẽ là căn cứ rõ ràng nhất có thể phân định bên đúng, bên sai.  

Ngoài ra, chủ nhà cần quan tâm đến các thủ tục pháp lý khác như đăng ký kinh doanh, nộp thuế, đăng ký tạm trú cho khách thuê…

Phát triển nhà trọ 

Khi việc kinh doanh phòng trọ đã đạt mức bão hòa một thời gian dài thì việc phát triển khu trọ là điều chắc chắn phải làm. Với việc phát triển khu trọ, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều khoản thu nhập khác và có cơ hội tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng hơn.

Việc đầu tiên cần làm là quan sát, tìm hiểu các mong muốn, nhu cầu của khách thuê trọ. Sau đó, các chủ nhà trọ có thể mở rộng quy mô cho thuê nhiều hơn tại nhiều tụ điểm hoặc có thể thực hiện các công việc nhằm nâng cấp dịch vụ tiện ích cho khu trọ. 

Lập và theo dõi các báo cáo chi tiết mỗi kỳ

Việc lập báo cáo chi tiết giúp người quản lý phòng trọ có thể theo dõi dễ dàng hơn qua các kỳ. Từ đó, bạn sẽ có các cơ sở để đưa ra những so sánh, phân tích nhằm đề ra các kế hoạch, chiến lược cho sự phát triển của khu trọ. 

Thông thường, việc lập báo cáo sẽ được diễn ra theo quý hoặc theo năm. 

Các vấn đề thường gặp trong công việc quản lý nhà trọ

Quản lý nhà trọ bao gồm rất nhiều công việc nên việc gặp phải khó khăn, trở ngại trong quá trình quản lý điều hoàn toàn bình thường. Dưới đây là 4 vấn đề thường gặp nhất trong quá trình quản lý và vận hành dãy trọ.

Tình trạng trống phòng

Điều này thường xuyên xảy ra thì chắc chắn rằng khu trọ của bạn đang có vấn đề như giá quá cao, sai đối tượng khách hàng, không đảm bảo chất lượng, ảnh hưởng bởi nền kinh tế nhà nước…

Do đó, khi gặp tình trạng này, chủ trọ cần đưa ra phương án khắc phục phù hợp nhất nhằm không ảnh hưởng đến kinh doanh phòng trọ.

Mất trật tự, có hành vi tệ nạn xã hội

Khách thuê thường là các đối tượng đến từ nhiều vùng miền khác nhau với các tính cách cũng trái ngược nhau. Đó là lý do có thể dẫn đến các tranh chấp, mâu thuẫn giữa khách thuê.

Bên cạnh đó, chủ trọ cần giám sát nhằm tránh các vấn nạn xã hội như cờ bạn, sử dụng chất cấm, gây gổ đánh nhau… xảy ra trong khu trọ. Điều này giúp chủ trọ tạo vững niềm tin với khách thuê của mình.

Sai lệch về số người ở thực tế

Điều này thường xuyên xảy ra trong quá trình kinh doanh nhà trong. Nguyên nhân chính đến từ việc khách thuê muốn cắt giảm một số chi phí như điện, nước, wifi, dịch vụ khác… hay việc thêm người vào ở nhưng không thông báo với người quản lý trọ.

Cách tốt nhất để khắc phục là đề nghị khách thuê đăng ký tạm trú và báo cáo nhanh chóng với cơ quan chức năng. Bên cạnh đó, cũng nên phạt nặng với những hành vi như vậy nhằm hạn chế trường hợp tái phạm sau nay.

Khách thuê thường xuyên không trả tiền nhà đúng hạn

Khi ký kết hợp đồng với khách thuê, bạn nên lưu ý, đề cập đến ngày đóng tiền nhà hằng tháng với khách thuê. Bên cạnh đó, bạn nên đưa ra các mức hạn cho phép và mức phạt phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi của mình.

Kết luận

Một người có khả năng quản lý trọ hiệu quả là người hiểu được bản chất các công việc mà họ phải làm. Câu hỏi: Quản lý phòng trọ là gì? Các công việc cần làm của quản lý trọ bao gồm những gì? sẽ giúp quá trình quản lý nhà trọ trở nên hiệu quả hơn. 

Có 4 hình thức quản lý phòng trọ phổ biến: bằng thủ công, bằng excel, bằng phần mềm và thuê nhân viên/ dịch vụ quản lý. Với công nghệ ngày càng phát triển, việc sử dụng các phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí được xem là phương án tối ưu nhất hiện nay, giúp quản lý tự động, linh hoạt, đơn giản hóa nghiệp vụ quản lý, thích hợp với nhiều mô hình nhà cho thuê khác nhau. 

Thông tin liên hệ: LOZIDO - Quản lý trọ

• Địa chỉ: A703 - Chung cư C3, Đường Man Thiện, P.Tân Phú, Quận 9, Hồ Chí Minh
• Email: lozido.com@gmail.com
• SĐT: 0965.227.453
• Website: https://quanlytro.me/