4 cách quản lý phòng trọ, nhà trọ phổ biến hiện nay

Hiện nay, cho thuê phòng trọ đang là lĩnh vực kinh doanh được nhiều người quan tâm và tham gia đầu tư. Vì vậy, việc quản lý phòng trọ cũng là một trong những vấn đề được nhiều người chú trọng.

Trên thực tế, không phải ai cũng biết được các cách quản lý nhà cho thuê một cách đúng đắn. Hiện nay có nhiều cách giúp chủ nhà có thể quản lý tốt phòng trọ của mình.Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 4 cách quản lý phòng trọ, nhà trọ phổ biến nhất hiện nay.

Tìm hiểu về quản lý phòng trọ

Để hiểu rõ hơn về lĩnh vực này, quanlytro.me sẽ cùng các bạn tìm hiểu về quản lý nhà trọ. Điều này sẽ giúp bạn có những kiến thức cơ bản nhất giúp quy trình quản lý trở nên hiệu quả. 

Quản lý phòng trọ là gì?

Đây được xem là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh nhà trọ. Theo chu kỳ hàng tháng, quý hoặc năm, người quản lý phòng trọ phải dành ra rất nhiều thời gian cho việc nắm thông tin khách hàng; tính toán, ghi chép các chi phí hằng tháng của mỗi phòng cho thuê; giám sát quá trình thuê phòng của các khách thuê; đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự và chất lượng dịch vụ cho khu trọ mình đang quản lý.

Các công việc trong quản lý phòng trọ 

Quản lý phòng trọ là một công việc chưa bao giờ dễ dàng. Dưới đây là những công việc cơ bản mà một người quản lý khu trọ cần làm:

• Quản lý cơ sở vật chất: Đảm bảo cơ sở vật chất tránh bị hao mòn quá nhiều trước và sau thời gian thuê trọ. Bên cạnh đó, người quản lý cần phải quan sát và thường xuyên kiểm tra các vật chất chung của khu trọ. Có kế hoạch bảo trì hoặc sửa chữa nếu có hư hại.
• Các thủ tục pháp lý: Soạn thảo và xử lý các hợp đồng cho thuê (thường thì hợp đồng cho thuê được đi kèm với tiền cọc để đảm bảo rằng người thuê trọ có trách nhiệm hơn với phòng thuê), đăng ký kinh doanh, thuế, tạm trú tạm vắng theo quy định của pháp luật tránh các vấn đề về pháp lý sau này.
• Quản lý thu chi: Việc này nhằm mục định xác định doanh thu và lợi nhuận của toàn khu trọ, giúp chủ trọ theo dõi được tình hình kinh doanh của dãy trọ và điều chỉnh các mức giá cho phù hợp, tránh thua lỗ.
• Xây dựng bảng nội quy chung: Điều này giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, bảng nội quy cũng thể hiện được phong cách khu trọ và mục đích kinh doanh của chủ trọ, giúp chủ trọ có căn cứ và lý do để xử phạt những khách thuê vi phạm.
• Quản lý thông tin khách thuê: Khi cho thuê phòng, bạn nên nắm giữ chính xác thông tin người thuê nhằm dễ dàng hơn cho các trường hợp bất cập sau này như kiện tụng, liên hệ thông tin người nhà khách hàng nếu cần thiết.
• Tiếp thị phòng trọ: Đây là công việc cần thiết nhằm đảm bảo rằng không còn quá nhiều phòng trống cùng một lúc gây thất thu cho chủ trọ. Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên có thái độ dễ tính, thân thiện, gần gũi với khách hàng để giữ họ ở lại sử dụng các dịch vụ phòng trọ lâu hơn. 
• Trang bị các thiết bị đảm bảo an toàn cho khu trọ: Đảm bảo sự an toàn cho khu trọ là điều cần thiết với chủ trọ cũng như khách hàng. Việc đảm bảo bao gồm giữ trật tự khu trọ, trang bị hệ thống báo cháy và phòng cháy chữa cháy, thiết bị camera an ninh, khóa cổng tránh các trường hợp trộm cắp trong khu trọ,...

4 cách quản lý phòng trọ phổ biến hiện nay

Về căn bản, có rất nhiều cách để có thể quản lý nhà trọ dễ dàng. Nhìn chung, quản lý phòng trọ được phân loại gồm 4 cách thức sau:

Quản lý bằng phương thức truyền thống

Hay còn được gọi là quản lý bằng tay hoặc thủ công, đây là hình thức quản lý được sử dụng từ nhiều năm trước đây bằng cách ghi chú các thông tin trực tiếp vào sổ sách. Đây được xem là hình thức quản lý ít tốn kém tiền bạc, chi phí chỉ với một cây bút và quyển sổ. Cách thức này chỉ phù hợp dành cho những dãy trọ có số lượng phòng khá ít vào khoảng 5 - 10 phòng.

Với thời đại phát triển như hiện nay, việc quản lý nhà trọ bằng phương pháp thủ công là một lựa chọn không còn được nhiều người yêu thích bởi phương pháp này đem lại khá nhiều bất tiện cho người quản lý trọ:

• Tốn nhiều thời gian 
• Dễ bị sai sót ảnh hưởng đến sổ sách
• Không đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý 
• Thông tin, sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng do sự cố, ẩm ướt, côn trùng cắn xé.

Tuy gặp phải nhiều khó khăn, nhưng đây là phương pháp quản lý được sử dụng khá phổ biến hiện nay vì nó đã được các chủ trọ sử dụng từ rất lâu về trước và tiếp tục đến hiện nay. 

Tuy nhiên, quản lý phòng trọ bằng phương thức truyền thống dường như không còn theo kịp với thời đại 4.0 khi mà số lượng phòng trọ của các chủ trọ ngày càng nhiều, số lượng công việc cần làm cũng tăng theo. Do đó, việc sử dụng máy móc để phục vụ cho việc quản lý là nhu cầu tất yếu.

Sử dụng Excel quản lý nhà trọ

Excel là một chương trình xử lý dữ liệu dạng bảng trên máy tính được nhiều người tin dùng. Trong lĩnh vực kinh doanh nhà trọ, một chương trình excel cũng là một phần mềm giúp ích cho công việc quản lý thêm dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

Có thể nói rằng, quản lý phòng trọ bằng excel là một hình thức nâng cấp của phương pháp truyền thống bởi sự tiện lợi và tính nhanh gọn của nó, giúp cho chủ trọ tính toán tiền phòng, thu chi hàng tháng nhanh và chuẩn xác, không sợ bị sai sót. Ngoài ra, đây cũng ra một phương pháp quản lý miễn phí, màn hình rõ ràng, dễ đối chiếu và lưu trữ nhằm theo dõi thường xuyên.

Tuy nhiên, quản lý nhà trọ bằng excel cũng gặp không ít khó khăn như sau: 

• Đầu tiên là khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu, các dữ liệu trong excel có thể bị chỉnh sửa hoặc đánh cắp một cách dễ dàng nếu ai đó sử dụng máy tính của chủ trọ. 
• Thứ hai, các dữ liệu trong excel không được tối ưu hóa, điều này khiến quá trình quản lý thông tin hay viết các báo cáo chi tiết gặp nhiều khó khăn. 
• Cuối cùng, quản lý phòng trọ bằng excel có thể gặp nhiều bất cập như tốn thời gian nhập từng thông tin, nâng cấp phần mềm, máy tính hư hỏng,… thậm chí có nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu. Đồng thời, phương pháp này cũng yêu cầu chủ trọ phải có một số kiến thức, kinh nghiệm về phần mềm và máy tính để có thể sử dụng dễ dàng.

Thuê dịch vụ quản lý 

Là hình thức quản lý mà chủ đầu tư thuê nhân viên hoặc công ty dịch vụ nào đó nhằm thay thế mình trong quá trình quản lý, bảo vệ an ninh, tài sản khu trọ. Có thể nói rằng, việc thuê dịch vụ quản lý mang lại rất nhiều lợi ích cho chủ đầu tư như: 

• Xây dựng và thiết kế phù hợp với nhiều đối tượng thuê trọ: Công việc này sẽ được các công ty quản lý phụ trách chung hoặc sẽ tư vấn cho chủ nhà nếu cần thiết. Là phương pháp rất phù hợp với các chủ nhà trọ không có nhiều thời gian và chưa có ý tưởng xây dựng.
• Không tốn nhiều thời gian quản lý: Khi thuê dịch vụ quản lý, việc cần làm duy nhất của các chủ trọ là đọc các báo cáo thống kê tài chính, tình trạng nhà trọ từ công ty dịch vụ mỗi kỳ.
• Không lo đến việc tiếp thị cho phòng trọ: Đây cũng là một trong các chức năng mà công ty dịch vụ sẽ đảm nhiệm trong quá trình quản lý, giúp nhà trọ tìm kiếm nguồn khách thuê phù hợp.

Tuy nhiên, dịch vụ của công ty quản lý nhà trọ cũng không hoàn toàn tối ưu. Chi phí sử dụng, thuê dịch vụ quản lý thường ở mức rất cao. Thậm chí bạn có nguy cơ thua lỗ nếu gặp các công ty kém uy tín, chất lượng. Do đó, chủ trọ cần lưu ý và thận trọng khi tìm kiếm công ty quản lý.

Khi bắt đầu thuê dịch vụ quản lý phòng trọ, hợp đồng giữa hai bên thường sẽ dài hạn và bạn sẽ mất đi khá nhiều tiền trong doanh thu hàng tháng. Bên cạnh đó, các công ty dịch vụ có thể làm báo cáo không đầy đủ, sai lệch sự thật nhằm giảm đi doanh thu thực tế mà bạn phải nhận. 

Nhìn chung, thuê dịch vụ quản lý không phải là giải pháp tối ưu cho tất cả đặc biệt là các chủ trọ có số lượng phòng khiêm tốn khoảng dưới 50 phòng. Nếu bạn đang vận hành dãy trọ với mức giá bình dân thì không nên sử dụng phương pháp thuê dịch vụ quản lý nhằm giảm bớt chi phí.

Quản lý bằng phần mềm/ứng dụng

Đây được xem là phương pháp tối ưu nhất trong các phương pháp quản lý phòng trọ. Phương thức này được xuất hiện trong những năm gần đây theo sự phát triển của điện thoại thông minh, giúp quản lý tự động, đơn giản hóa nghiệp vụ quản lý.

Không cần tốn quá nhiều chi phí để thuê dịch vụ quản lý, hay tốn thời gian để ghi chép, tính toán các khoản tiền thu, chi,... Với cách thức quản lý này, chủ nhà trọ có thể theo dõi được tình hình kinh doanh phòng trọ của mình; nắm rõ tổng thể thông tin khách thuê; bảo mật cao và tối ưu hóa các thông tin/dữ liệu, có thể cài đặt, truy cập từ nhiều nền tảng. 

Không chỉ vậy, các phần mềm/ứng dụng hiện nay còn hỗ trợ tiện ích nhắn tin, thông báo đến cả khách thuê hoặc chủ trọ khi đến hạn công việc cần xử lý. Việc các chủ trọ cần làm là chỉ cần nhập các thông tin về khách thuê, giá tiền của phòng trọ vào ứng dụng quản lý trên chiếc điện thoại thông minh của mình. 

Đối với quản lý bằng phần mềm/ứng dụng trên máy tính bảng, smartphone sẽ phù hợp với những người quản lý không có thời gian, cần phải di chuyển nhiều cho các công việc khác, giúp quản lý dễ dàng từ xa, chủ động, linh hoạt, mọi lúc mọi nơi. 

Điều này chứng minh quản lý nhà trọ bằng phần mềm/ứng dụng vô cùng tiện lợi và dễ dàng sử dụng, đặc biệt là có thể nắm bắt thông tin và quản lý từ xa, giúp người quản lý có nhiều thời gian rảnh hơn để làm song song các công việc khác. Từ đó, chủ đầu tư có thể nâng cao được hiệu quả trong các công việc.

Lựa chọn phương án quản lý nhà trọ phù hợp 

Từ bảng so sánh trên, chúng ta có thể đưa ra đánh giá rằng trong bốn phương thức quản lý phòng trọ trên chỉ duy nhất phương thức quản lý bằng ứng dụng là tối ưu nhất, đạt hiệu quả quản lý cao, chính xác, bảo mật thông tin cho cả khách hàng và chủ phòng trọ, và đặc biệt là tiết kiệm rất nhiều thời gian,... Do đó, nên đánh giá lại điều kiện kinh tế và quy mô kinh doanh để chọn phương thức quản lý phù hợp.

LOZIDO - Quản lý trọ là phần mềm quản lý được đánh giá tốt nhất trên thị trường hiện nay. Với những tính năng tuyệt vời của mình, phần mềm này cam kết rằng mình sẽ giúp việc quản lý nhà trọ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Kết luận

Có nhiều cách giúp các chủ cho thuê quản lý nhà trọ hiệu quả. Để xác định được phương pháp quản lý phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mô hình kinh doanh (nhà trọ, căn hộ, khách sạn,…), số lượng phòng trọ cần quản lý, thời gian của chủ trọ hay chi phí muốn đầu tư vào quá trình này.

Mỗi giải pháp quản lý sẽ có những ưu, nhược điểm khác nhau khiến các bạn phải suy nghĩ kỹ càng khi lựa chọn phương pháp quản lý. Bên trên là 4 cách quản lý phòng trọ, nhà trọ phổ biến nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo.

Thông tin liên hệ: LOZIDO - Quản lý trọ

• Địa chỉ: A703 - Chung cư C3, Đường Man Thiện, P.Tân Phú, Quận 9, Hồ Chí Minh 
• Email: lozido.com@gmail.com
• SĐT: 0965.227.453
• Website: https://quanlytro.me/