Hướng dẫn cách quản lý phòng trọ bằng excel mới nhất 2022

Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến bởi sự tiện lợi và hữu ích đa lĩnh vực. Trong lĩnh vực kinh doanh nhà trọ cũng vậy, việc sử dụng excel trong quản lý phòng trọ không còn là một hình thức mới mẻ với các chủ trọ.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến excel và làm thế nào để sử dụng excel một cách hiệu quả. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách quản lý phòng trọ bằng excel mới nhất 2022. 

Có nên quản lý phòng trọ bằng excel không?

Excel là một chương trình xử lý thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng. Được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, excel được nhiều người đánh giá là tiện ích, nhanh gọn, dễ sử dụng và phù hợp với các quy mô vừa và nhỏ. 

Việc áp dụng excel vào các công việc quản lý, đặc biệt là quản lý phòng trọ cũng được nhiều người yêu thích. Chỉ với các thao tác đơn giản, chủ trọ đã có thể thực hiện các công việc như nhập dữ liệu, tính toán cơ bản, sắp xếp quản lý,...

Tuy nhiên, hình thức này chỉ phù hợp với các chủ trọ đã từng có quá trình tìm hiểu excel bởi những thao tác tính toán sẽ khá phức tạp. Bên cạnh đó, việc quản lý với quy mô lớn sẽ khiến các chủ trọ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bởi excel chưa có tính năng đồng hóa dữ liệu.

Như vậy, việc sử dụng excel trong quản lý nhà trọ có là một lựa chọn phù hợp hay không còn phụ thuộc nhiều quy mô và mô hình kinh doanh phòng trọ. Chúng tôi nghĩ rằng sau đoạn nội dung trên, chính các bạn cũng đã có được câu trả lời cho câu hỏi: Có nên quản lý phòng trọ bằng excel không?

Ưu và nhược điểm của quản lý phòng trọ bằng excel 

Nói về quản lý trọ bằng excel, đây được xem là phương thức cải tiến của phương pháp truyền thống và giải pháp này cũng mang lại nhiều lợi ích cho các chủ nhà trọ. Tuy nhiên, quản lý nhà trọ bằng excel vẫn gặp nhiều trở ngại cho người dùng. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu các ưu, nhược điểm của phương pháp này.

Ưu điểm

Nói về các ưu điểm, quản lý trọ bằng excel đem lại nhiều tính năng hữu dụng trong quá trình quản lý. Dưới đây là 5 ưu điểm thiết yếu mà excel mang lại. 

• Không tốn kém chi phí: Không giống như quản lý trọ bằng phần mềm hay thuê dịch vụ quản lý, quản lý phòng trọ bằng excel không cần phải tốn bất kỳ chi phí nào bởi excel là công cụ cơ bản dễ dàng cài đặt và sử dụng miễn phí.
• Dễ dàng sử dụng khi chỉ cần cài đặt Microsoft Excel: Bằng cách cài đặt excel trên các thiết bị điện tử, các chủ trọ đã có thể sử dụng. Thậm chí, hiện nay đã có thêm Google Sheet, giúp bạn có thể sử dụng excel ngay trên trang web mà không cần phải tải Microsoft Excel về máy.
• Dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm: Với các thanh công cụ có sẵn trên excel, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp theo nhiều cách khác nhau, đồng thời, việc tìm kiếm các thông tin cũng trở nên nhanh gọn hơn, giúp nâng cao hiệu suất quản lý.
• Dễ dàng lưu trữ, quản lý thông tin: Nếu các chủ trọ sử dụng phương pháp quản lý bằng tay đang đau đầu trong việc lưu trữ dữ liệu và quản lý thông tin thì excel sẽ là công cụ hữu ích cải thiện tính năng này.
• Hỗ trợ quản lý tài chính, tính toán các chi phí và báo cáo: Chỉ với các thao tác nhập dữ liệu đơn giản, excel đã có thể thực hiện được hàng trăm phép tính cùng lúc. Từ đó, chủ trọ có thể tính toán hóa đơn tiền điện, tiền phòng một cách nhanh chóng. Điều này không những giúp người quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà còn tránh được các sai sót so với việc tính toán thủ công. Bên cạnh đó, việc tổng kết và báo cáo thu chi hàng tháng cũng không còn khó khăn nữa với excel.

Nhược điểm

Bên cạnh các ưu điểm phía trên, quản lý phòng trọ bằng excel cũng có nhiều hạn chế tiềm ẩn dành cho người dùng. 

• Khó khăn trong việc viết báo cáo chi tiết: Việc viết báo cáo chi tiết cần đến nhiều kiến thức nâng cao và các phần mềm chuyên dụng. Hiện tại, excel chưa có tính năng này mà chỉ cho ta thấy được các báo cáo tổng quan thông qua các thao tác tính toán cơ bản.
• Tính bảo mật không cao, dễ dàng bị đánh cắp dữ liệu: Nhiều người dùng còn e ngại việc mất thông tin kinh doanh và thông tin khách hàng. Với các thông tin quan trọng, excel vẫn có thể bị đánh cắp dễ dàng hay bị rò rỉ ra bên ngoài. Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến công việc kinh doanh phòng trọ và uy tín từ các khách thuê phòng.
• Dữ liệu không được đồng bộ, dễ gây trùng lặp thông tin, dữ liệu: Nếu sử dụng excel cho việc quản lý, bạn sẽ có khả năng nhập các thông tin nhiều lần. Excel lại không có khả năng đồng bộ dữ liệu, điều này sẽ gây nên các sai sót về thông tin, dữ liệu thiếu tập trung, thống nhất gây ảnh hưởng đến báo cáo doanh thu mỗi kỳ cho người quản trị.
• Đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng: Nếu bạn là một người chưa có nhiều hiểu biết về excel, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý. Điều này sẽ khiến người dùng tốn nhiều thời gian hơn cho việc mò mẫm, tìm tòi, học hỏi.
• Có nguy cơ mất hoàn toàn dữ liệu nếu gặp sự cố về máy: Nếu máy tính hay điện thoại của bạn gặp sự cố phát sinh hay hư hỏng, bạn sẽ có nguy cơ mất hoàn toàn tất cả các dữ liệu từ trước đến giờ bởi excel sẽ thường được lưu vào bộ nhớ máy. Khác với quản lý bằng phần mềm, chỉ với việc đăng ký, khởi tạo tài khoản, bạn đã có thể lưu trữ hay xóa (có thể hồi phục) các thông tin bạn muốn từ dài hạn đến vĩnh viễn.
• Không phù hợp với quy mô quản lý lớn: Phương pháp quản lý bằng excel chỉ phù hợp với các quy mô nhỏ. Bởi, với các quy mô lớn, việc quản lý dần trở nên phức tạp hơn và cần đến nhiều kiến thức chuyên sâu hơn. Do đó, quản lý phòng trọ với quy mô lớn bằng excel sẽ không còn đem lại hiệu quả cao.

Với các nhược điểm trên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục chúng khi sử dụng phương pháp quản lý nhà trọ bằng phần mềm.  

Hướng dẫn quản lý trọ bằng excel mới nhất 2022

Khi quản lý phòng trọ, việc cần quan tâm nhiều nhất là vấn đề tiền nong. Bên cạnh việc tốn nhiều thời gian của các chủ trọ, nguy cơ sai sót khi tính toán bằng thủ công cũng gây ra nhiều rắc rối không hề nhỏ. 

Đặc biệt, với những khu trọ có số lượng phòng trung bình - nhiều, việc tính toán bằng tay là hoàn toàn không thể. Nắm bắt được tâm lý đó, chúng tôi hướng dẫn đến các bạn cách thức quản lý thu chi bằng phần mềm excel. 

Mẫu file excel quản lý trọ phổ biến nhất 

Sau khi tham khảo hướng dẫn phía trên, bạn có thể dễ dàng hơn với mẫu file excel quản lý trọ dưới đây. Bằng các click dưới đây, bạn có thể dễ dàng tải và áp dụng trong công việc quản lý cùng với quanlytro.me.

Không chỉ nhà trọ mà đối với các mô hình nhà cho thuê khác như căn hộ mini, chung cư, ký túc xá, nhà nghỉ... chủ đầu tư cũng có thể lựa chọn hình thức quản lý bằng excel này.

Kết luận

Hướng dẫn quản lý phòng trọ bằng excel mới nhất 2022 sẽ là thông tin hữu ích dành cho bạn. Nhìn chung, chúng ta không thể phủ nhận được hiệu quả mà công cụ excel mang lại cho công việc quản lý.

Tuy nhiên, với thời đại công nghệ phát triển, excel dần trở nên lạc hậu như phương pháp truyền thống đã từng. Ngay nay, người ta có xu hướng sử dụng đến các phần mềm quản lý hơn bởi nó không những khắc phục được các nhược điểm mà excel để lại mà còn đem lại các lợi ích nâng cao khác. 

Thông tin liên hệ: LOZIDO - Quản lý trọ

• Địa chỉ: A703 - Chung cư C3, Đường Man Thiện, P.Tân Phú, Quận 9, Hồ Chí Minh
• Email: lozido.com@gmail.com
• SĐT: 0965.227.453
• Website: https://quanlytro.me/