Quản lý chung cư mini gồm những công việc gì?

Chung cư mini là lựa chọn tối ưu cho sự thiếu hụt nơi ở tại các thành phố lớn. Vậy, quản lý chung cư mini gồm những công việc gì? Đâu là những kinh nghiệm quản lý hiệu quả?

Hiện nay, nhiều nhà đầu tư đang dần bắt kịp xu hướng xây dựng các loại tòa nhà chung cư có diện tích nhỏ nhằm mục đích cho thuê. Tuy nhiên, nhiều trong số đó lựa chọn tự quản lý thay vì sử dụng dịch vụ quản lý chung cư. Điều này gây cho họ nhiều khó khăn không thể ngờ đến. 

Quản lý chung cư mini là gì?

Chung cư mini là loại hình chung cư mà trong đó, một chung cư mini sẽ bao gồm nhiều căn hộ nhỏ, được các chủ đầu tư hoặc các cá nhân xây dựng trên đất của mình nhằm mục đích cho thuê. Với diện tích khiêm tốn, giá cả phải chăng, căn hộ chung cư mini thường phù hợp với các đối tượng như sinh viên, người lao động, người có thu nhập trung bình, thấp…

Quản lý chung cư mini cũng có thể được xem như quản lý nhà trọ, nghĩa là người quản lý cần thực hiện các công tác quản lý và vận hành một cách trơn tru nhất, tạo nên nhiều thiện cảm với khách thuê và thực hiện các khoản thu, báo cáo theo định kỳ...

“Quản lý chung cư mini để làm gì?” là câu hỏi được nhiều người quan tâm đến trương thời gian gần đây. Với quản lý vận hành chung cư mini hay quản lý phòng trọ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi và nắm bắt tình hình, từ đó xử lý và nâng cấp kịp thời chung cư nhằm phù hợp hơn so với thời đại.

Quản lý chung cư mini bao gồm những công việc gì?

Nhìn chung, công việc quản lý chung cư mini khá tương đồng với công tác quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng và quản lý nhà trọ. Để quá trình quản lý vận hành bất động sản chung cư mini một cách hiệu quả, ban quản lý tòa nhà cần tiến hành thực hiện tốt các công việc sau đây:

• Tiếp thị và xây dựng hệ thống khách thuê chung cư mini
• Quản lý các loại giấy tờ liên quan đến vấn đề pháp lý như hợp đồng thuê nhà, tạm trú tạm vắng, hợp đồng quản lý…
• Quản lý vấn đề tài chính, thống kê chi tiết, rõ ràng và minh bạch với khách hàng những khoản thu chi
• Tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng các kiến nghị, mâu thuẫn của khách thuê nhằm hoàn thiện dịch vụ chung cư mini
• Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn cho người dân tại chung cư như hệ thống camera, hệ thống PCCC, hệ thống điện nước an toàn…
• Giữ gìn vệ sinh, môi trường trong sạch lành mạnh khu vực trong và xung quanh chung cư mini
• Thường xuyên bảo trì tòa nhà chung cư, sửa chữa vấn đề liên quan đến kỹ thuật, hệ thống máy móc của chung cư như thang máy, hệ thống vận chuyển nước…
• Tránh các tệ nạn xã hội xảy ra tại chung cư mini như trộm cắp, bài bạc, ma tuý…
• Đảm bảo lưu trữ tốt các thủ tục hành chính của tòa nhà.

Sự khác nhau giữa quản lý khu chung cư mini và quản lý chung cư truyền thống 

Với nhu cầu sử dụng nhà ở lớn như hiện nay, nhiều khu nhà chung cư mini được xây dựng nhằm thỏa mãn các nhu cầu đó. Tuy nhiên, quá trình quản lý khu chung cư mini lại có nhiều khác biệt nhất định so với quản lý chung cư truyền thống.

• Chung cư truyền thống là sản phẩm, hình thức của mua bán bất động sản của chủ đầu tư. Trong khi đó, chung cư mini là dạng cho thuê tương đối giống với kinh doanh phòng trọ
• Xét về quy mô, chung cư mini có quy mô nhỏ hơn rất nhiều so với chung cư thông thường. Do đó, việc quản lý chung cư mini cũng trở nên dễ dàng hơn
• Lợi nhuận kinh doanh của chung cư mini phụ thuộc nhiều vào số lượng khách thuê. Lợi nhuận kinh doanh của chung cư thông thường được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau
• Khách thuê chung cư truyền thống sẽ thường sử dụng trong một thời gian dài. Trong khi đó, khách thuê chung cư mini sẽ thuê trong một thời gian ngắn và thay đổi nhiều địa điểm khác nhau nhằm phù hợp với nhu cầu, mục đích của họ
• Việc quản lý vận hành chung cư mini khá giống với quản lý nhà trọ và sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu chúng ta biết cách quản lý chung cư mini an toàn, hiệu quả.

Kinh nghiệm quản lý chung cư mini an toàn và hiệu quả

Nói về kinh nghiệm quản lý chung cư, ta có thể tham khảo các kinh nghiệm của quản lý nhà trọ. Bên cạnh đó, tìm hiểu thêm 7 kinh nghiệm dưới đây nhằm quản lý chung cư một cách hiệu quả.

Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả

Một quy trình quản lý khoa học và hợp lý là chìa khóa giúp chung cư của bạn được vận hành một cách hiệu quả. Một quy trình quản lý nhà chung cư mini hiệu quả sẽ mang lại các dịch vụ chất lượng tốt nhất, giảm thiểu rủi ro, sự cố phát sinh cho khách hàng, bên cạnh đó còn nhận được nhiều sự ủng hộ từ khách thuê.

Bên cạnh lập cho mình kế hoạch quản lý rõ ràng, ban quản lý cũng cần cập nhật liên tục và cải tiến các quy trình quản lý chung cư mini nhằm đạt được hiệu quả hơn. Đây sẽ là cách giúp việc kinh doanh của chung cư được trở nên bền vững và lâu dài.

Sử dụng phần mềm công nghệ

Với thời đại phát triển, việc áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý chung cư là việc vô cùng cần thiết. Quản lý chung cư mini cũng không phải là một ngoại lệ.

Việc áp dụng công nghệ sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm được nhiều nhân số khác nhau như sự tiện lợi nhân sự, thời gian và chi phí. Ngoài ra, các phần mềm quản lý chung cư hay quản lý phòng trọ cũng giúp giảm thiểu rủi ro, sai sót xảy ra trong quá trình vận hành. 

LOZIDO - Quản lý trọ là phần mềm quản lý trọ, chung cư mini được áp dụng rộng rãi hiện nay. Với tiêu chí riêng của mình, phần mềm này đã đem lại nhiều tiện nghi, nhanh chóng, dễ dàng với các tính năng nổi bật như lưu trữ và xuất dữ liệu, viết báo cáo, sao kê… Có thể nói rằng, đây là phần mềm quản lý mà chủ đầu tư cần lưu tâm. 

Hiểu rõ mô hình chung cư mini của mình

Hiểu rõ bản thân là cách tốt nhất để làm việc hiệu quả. Quản lý chung cư mini cũng vậy. Để có thể quản lý và vận hành tốt nhất chung cư mini, bạn cần phải hiểu rõ về chung cư của mình. 

Các thông tin cần nắm rõ như những thông tin cơ bản: số lượng khách thuê, cơ sở vật chất hoạt động như thế nào… Hơn thế nữa, bạn nên dành thời gian để nghiên cứu thị trường, xem xét tình hình kinh doanh nhằm xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài cho chính chung cư. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu và đối tượng khách hàng mình cần hướng tới.

Lắng nghe khách hàng

Trong kinh doanh bất kể ngành nghề nào, lắng nghe khách hàng là cách phát triển tốt nhất. Dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả sẽ giúp chung cư mini của bạn xây dựng được độ tin cậy và sự uy tín với người thuê chung cư. Qua những ý kiến phản hồi, dù tiêu cực hay tích cực đều sẽ giúp bạn có những thay đổi nhất định, hướng tới những cải tiến tốt nhất trong quá trình quản lý vận hành chung cư mini. 

Xây dựng báo cáo hàng tháng

Việc xây dựng báo cáo trong quản lý chung cư theo định kỳ sẽ giúp bạn nhìn nhận, đánh giá chính xác hoạt động kinh doanh của mình. Liệu rằng công việc quản lý có phát triển hiệu quả theo dự định hay không. Từ đó, bạn sẽ lập nên những kế hoạch, sửa chữa và nâng cấp phù hợp nhằm quản lý và phát triển chung cư mini.

Quản lý tốt các vấn đề liên quan đến pháp lý

Hợp đồng cho thuê chung cư là vấn đề liên quan mật thiết đến hệ thống pháp lý, các điều luật, quy định của nhà nước. Vì vậy, ban quản lý cần hiểu rõ về từng nội dung, điều khoản được ký kết trên hợp đồng cho thuê.

Bên cạnh đó, việc hiểu rõ về hợp đồng này còn giúp các bên liên quan thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình. Qua đó, ban quản lý sẽ có những cách xử lý phù hợp với những vi phạm từ những khách thuê.

Thuê đơn vị quản lý chung cư mini

Quản lý chung cư mini hay quản lý nhà trọ là công việc khó khăn với nhiều chủ đầu tư non trẻ và không có nhiều thời gian. Vì thế, việc tìm kiếm đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp, uy tín là một phương án phù hợp nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. 

Kết luận

Với những thông tin được đề cập phía trên, chúng tôi tin rằng bạn đã tìm được câu trả lời tốt cho câu hỏi “Quản lý chung cư mini gồm những công việc gì?”. Đây là một việc không phải dễ dàng với những cá nhân, tập thể mới bắt đầu và chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì vậy, việc cần làm đầu tiên là hãy tìm hiểu nhiều hơn về quản lý vận hành chung cư mini hay quản lý phòng trọ nhằm tìm ra cho mình một phương pháp phù hợp nhất.