Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư

Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm nhiều công tác khác nhau. Chung quy lại, các công tác quản lý sẽ có sự liên kết giữa các bộ phận.

Trong quản lý chung cư, việc xây dựng các quy trình quản lý cho từng bộ phận là điều không thể. ĐIều này không những giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, mà còn giúp tránh các sai sót và dễ dàng xử lý các vấn đề trong tầm tay. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết ngày hôm nay.

Quản lý vận hành tòa nhà chung cư là gì?

Chung cư là nơi tập trung sinh hoạt của rất nhiều hộ gia đình đến từ nhiều nơi khác nhau. Một tòa chung cư có thể lên đến hàng trăm hộ gia định với hàng ngàn người cùng sinh sống. Do đó, nhu cầu đáp ứng dịch vụ rất đa dạng dễ dàng phát sinh những mâu thuẫn không đáng có.

Vì vậy, chủ đầu từ nên thành lập đơn vị quản lý nhằm cung cấp tất cả những dịch vụ, công việc quản lý tòa nhà như: dịch vụ an ninh, vệ sinh, dịch vụ bảo trì, sửa chữa, dịch vụ quản lý hệ thống… Đồng thời, đây sẽ là đơn vị đứng giữa giải quyết những mâu thuẫn, khiếu nại của cư dân trong quá trình sinh sống.

Quản lý tòa nhà chung cư là một công việc đóng vai trò quan trọng, trong đó, ban quản lý sẽ thực hiện quản lý vận hành các công tác, các hoạt động hàng ngày của tòa chung cư. Một dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư tốt sẽ mang đến sự hài lòng thoải mái cho cả chủ đầu tư lẫn cư dân đang sống trong chung cư đó. 

8 quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp bạn nên biết

Để có được một hiệu quả đáng mong đợi, ban quản lý chung cư cần có một quy trình được bàn luận trước đó. Với mỗi mô hình tòa nhà sẽ có các cách quản lý phù hợp. Nhìn chung, quy trình quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm 8 công đoạn được đề cập dưới đây. 

Công tác đảm bảo trật tự - an ninh

Một trong những công việc quan trọng trong quy trình quản lý chung cư là công tác đảm bảo trật tự - an ninh cho toàn tòa nhà. Có rất nhiều các hạng mục cần được giám sát và bảo vệ trong quá trình hoạt động như: kiểm tra, giám sát thường xuyên bên trong và ngoài tòa nhà, bãi giữ xe, giám sát camera an ninh toàn khu vực, giữ hành lý, tài sản của khách thăm nếu có… Quy trình triển khai được tiến hành tổng quát như sau:

• Khảo sát chi tiết tòa cư dân trong khu vực. Từ đó, đưa ra các định hướng đảm bảo an ninh phù hợp.
• Rà soát các lượt ra vào từ khách thăm
• Bảo đảm an toàn về PCCC
• Đánh giá tình hình an ninh định kỳ
• Đưa ra phương án bảo vệ và bố trí nhân viên phù hợp
• Xây dựng kế hoạch dự phòng nếu có sự cố

Quản lý vệ sinh thuộc khu vực tòa nhà

Thông thường, các tòa nhà chung cư sẽ có rất nhiều người qua lại. Vì vậy, việc vệ sinh tòa nhà cần được duy trì thực hiện hàng ngày, hoặc thực hiện công tác vệ sinh theo định kỳ nếu có nhiều khó khăn. Trước khi triển khai dịch vụ này, ban quản lý chung cư cần phải thực hiện các công tác sau:

• Xác nhận thực tế khu vực quản lý vệ sinh của tòa nhà nhằm thực hiện tốt công tác này
• Đánh giá tình hình công tác vệ sinh của tòa nhà và lên kế hoạch vệ sinh cho từng bộ phận cụ thể
• Triển khai và lên kế hoạch thực hiện công tác vệ sinh cho từng bộ phận
• Xây dựng thêm các phương án dự phòng hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.

Quy trình giám sát, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà bao gồm các công việc quản lý, sửa chữa, bảo trì hệ thống các trang thiết bị trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thang máy, PCCC… Kế hoạch triển khai theo quy trình như sau:

• Rà soát độ bền toàn bộ các trang thiết bị sử dụng cho quá trình vận hành tòa nhà
• Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và toàn hệ thống, tìm cách sửa chữa, bảo trì những sự cố đã có từ trước.
• Lên kế hoạch, lịch trình vận hành, sửa chữa cụ thể cho từng bộ phận vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà theo đúng định kỳ
• Đề ra phương án giải quyết nếu có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.

Công tác quản lý tài chính

Quản lý tài chính là một trong các công tác vô cùng quan trọng. Đây sẽ là bước giúp cho các hoạt động thu chi diễn ra trong trong tòa nhà sẽ được minh bạch, rõ ràng và hợp lý nhất với quy trình như sau:

• Xây dựng và triển khai các quy trình thu – chi hằng tháng
• Xây dựng kế hoạch, lịch trình báo cáo thu chi hàng tháng và theo định kỳ
• Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng nhằm phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận

Triển khai công tác quản lý văn phòng hành chính

Nhìn chung, quy trình triển khai công tác quản lý văn phòng hành chính được diễn ra như sau:

• Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận và chuyển gửi thư tín, chứng từ, văn bản
• Tiếp nhận ý kiến từ phía khách hàng và giải đáp các thắc mắc, ý kiến từ khách hàng
• Triển khai báo cáo hàng tháng và báo cáo tổng kết theo định kỳ
• Lên kế hoạch chi tiết, liên kết với các bộ phận nhằm thay đổi quy mô công việc một cách phù hợp

Quy trình quản lý khách hàng

Hiện nay, các tòa nhà thường có lượng khách hàng rất lớn với nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, quản lý khách hàng cần phải có chuyên nghiệp và khôn khéo nhằm mang đến sự hài lòng cho khách hàng và cả chủ đầu tư. Quy trình quản lý khách hàng bao gồm:

• Xây dựng và lưu trữ thông tin khách hàng, loại bỏ những khách hàng không còn sử dụng đến dịch vụ
• Tiếp thu ý kiến đóng góp từ khách hàng, đồng thời giải quyết mọi vấn đề liên quan
• Tiếp đón và sẵn sàng giúp đỡ với khách thăm của tòa nhà
• Lên kế hoạch kết hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo công tác an ninh, trật tự tại tòa nhà được diễn ra thuận lợi

Công tác quản lý nhân sự

Nhân sự luôn là vấn đề nhức nhối cần quan tâm của các đơn vị quản lý. Việc thiếu hụt nhân sự sẽ diễn ra dài hạn nếu không có quy trình quản lý cụ thể. 

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự nhằm đủ điều kiện tham gia vào vận hành tòa nhà.
• Phân bố hợp lý nguồn nhân sự và mức lương phù hợp cho từng bộ phận.
• Phối hợp ăn ý với các bộ phận để quá trình vận hành diễn ra thuận lợi

Quy trình lập báo cáo

Với mỗi bộ phận khác nhau, ta sẽ nhận được các báo cáo định kỳ và tổng kết cuối năm theo thời gian khác nhau. Từ đó, ban quản lý sẽ thực hiện công việc báo cáo chung với tòa thể cư dân và chủ đầu từ một cách rõ ràng nhất nhằm tạo lòng tin với các bên liên quan. Đây được xem là một hình thức bắt buộc diễn ra hằng năm.

Lưu ý khi quy trình quản lý vận hành nhà chung cư 

Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư sẽ là cơ sở đầu tiên đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản lý. Và để hoàn thành tốt các quy trình,  đòi hỏi cần phải những đơn vị với những kiến thức chuyên môn cao và thực hiện tốt theo các kế hoạch đề ra từ trước.

Quản lý chung cư bao gồm nhiều bộ phận khác nhau. Do đó, quy trình quản lý vận hành nhà chung cư cần được liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Đồng thời, các sự phối hợp cần được lên kế hoạch rõ ràng và xác định từ trước.

Việc áp dụng các phần mềm quản lý chung cư, quản lý nhà trọ cũng là một cách giúp quá trình quản lý được diễn ra dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc áp dụng các công nghệ trong và ngoài tòa nhà cũng giúp gia tăng giá trị của tòa nhà chung cư. 

Kết luận

Có thể thấy rõ một điều rằng, quy trình quản lý vận hành nhà chung cư là một việc vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý. Với mỗi mô hình chung cư khác nhau, ta sẽ có một quy trình quản lý phù hợp khác nhau. Do đó, chủ đầu tư cần hiểu rõ đặc điểm, tính chất của tòa nhà nhằm bàn luận và đưa ra quy trình chuẩn phù hợp nhất.