Công tác quản lý vận hành tòa nhà gồm những công việc gì?
- Quản lý chung cưKhi bắt đầu quản lý tòa nhà chung cư, bạn cần trả lời tốt câu hỏi: Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những việc gì?
Quản lý vận hành nhà chung cư hiện đang là vấn đề được các chủ đầu tư bất động sản quan tâm và nhận được nhiều sự thắc mắc trong thời gian gần đây. Do đó, hôm nay, chúng ta cùng nhau tìm hiểu về những hạng mục/ vấn đề/ công việc quản lý chung cư nhằm giúp bạn hiểu rõ bản chất của lĩnh vực này.
Quản lý vận hành tòa nhà là gì?
Quản lý vận hành tòa nhà bao gồm tập hợp các hoạt động của tòa nhà được phối hợp quản lý bằng cách sử dụng các quy trình được thiết lập tốt, đảm bảo rằng tòa nhà đang vận hành một cách an toàn, hiệu quả và trơn tru nhất. Thông thường, chủ đầu tư toà nhà sẽ sử dụng dịch vụ quản lý chung cư nhằm đảm bảo hiệu năng của công việc.
Quản lý chung cư bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau của tòa nhà như: kết cấu, cấu trúc của tòa nhà; nội ngoại thất; hệ thống điện nước, đèn, thang máy; hệ thống phòng cháy chữa cháy; hệ thống xử lý nước thải/ rác thải; hệ thống hầm giữ xe, các dịch vụ cảnh quan,...
Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc nào?
Điều hành chung cư được chia thành nhiều khía cạnh với những công tác quản lý vận hành tòa nhà khác nhau. Xét về tính chất và sự liên kết giữa các bộ phận, chúng ta có thể tổng hợp thành 6 nhóm công việc chính.
Quản lý an ninh
An ninh là phần vô cùng quan trọng của một tòa nhà. Nó không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân/ khách hàng mà chủ đầu tư cũng trực tiếp được đảm bảo quyền lợi của mình.
Vì vậy, tất cả những người ra vào tòa nhà cần được giám sát chặt chẽ, đặc biệt là khu vực sảnh chờ của tòa nhà, khu ra vào tòa nhà, khu thang máy… Ngoài ra, ban quản lý cần giám sát liên tục chỗ để xe/ phương tiện nhằm đảm bảo tài sản cho toàn thể dân cư và khách thăm.
Công tác quản lý an ninh còn thể hiện ở các khía cạnh như kiểm soát chặt chẽ việc di chuyển đồ đạc/ hàng hóa từ trong ra ngoài hệ thống như camera/ camera quan sát là một trong những công cụ nhằm quản lý an ninh tốt hơn.
Đảm bảo vệ sinh
Với mong muốn có một không gian sống xanh - sạch - đẹp, nhằm mang đến một khuôn khổ, dọn dẹp vệ sinh là công việc cần thiết trong công tác quản lý và vận hành tòa nhà. Các hoạt động vệ sinh sẽ luôn được diễn ra hàng ngày, thậm chí hàng giờ ở các khu vực chung như hành lang, cầu thang, sảnh,… Việc cải tạo các khu vệ sinh sẽ được diễn ra theo định kỳ.
Quản lý bảo trì - sửa chữa kỹ thuật tòa nhà
Trong công tác quản lý, bảo trì - sửa chữa kỹ thuật tòa nhà là một trong những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong việc vận hành tòa nhà. Toàn bộ các hệ thống cần phải được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm đảm bảo an toàn cho toàn thể dân cư.
Bộ phận phụ trách phải thực hiện các hoạt động khảo sát, đánh giá toàn bộ hệ thống thiết bị như đường dây điện, hệ thống chiếu sáng, cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc (điện thoại, wifi...), hệ thống PCCC, hệ thống thang máy, hệ thống thoát hiểm... Dựa vào những đánh giá về kỹ thuật, chủ đầu tư sẽ đưa ra được các giải pháp/ cách vận hành/ cách bảo dưỡng cụ thể, rõ ràng và hợp lý nhất.
Công tác quản lý hành chính
Quản lý tòa nhà bao gồm các hoạt động như:
- Quản lý hồ sơ và tài liệu của tòa nhà như thông tin liên lạc, biên lai, các tài liệu liên quan...
- Tổng hợp báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của chung cư. Từ đó, lập quy trình thiết lập báo cáo tổng kết, báo cáo hàng tháng, hàng quý thường xuyên.
- Tuyển dụng nhân viên bao gồm tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo… Vì vậy, bạn cần luôn có đủ nhân lực để thực hiện công việc thi công. Nếu cần thiết, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài để được trợ giúp.
Các vấn đề liên quan đến khách hàng
Đây là một trong những công tác quản lý vận hành toà nhà vô cùng quan trọng nhằm thúc đẩy liên kết với khách hàng cũng như toàn thể dân cư. Nhiệm vụ này thường bao gồm các hoạt động như:
- Tìm người thuê (dành cho quản lý tòa nhà văn phòng): Hoạt động này thường được liên kết với các chương trình truyền thông nhằm giúp các nhà đầu tư lấp đầy chỗ trống. Theo nguyên tắc chung, đơn vị có trách nhiệm sẽ cùng chủ đầu tư đến nhận và xuất trình cơ sở.
- Tư vấn pháp lý, soạn thảo hợp đồng, quản lý hợp đồng bởi tổ chức cuối cùng...
- Chăm sóc khách hàng, đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng và cư dân trong quá trình sử dụng và sinh sống. Cầu nối làm việc với khách hàng thay mặt chủ sở hữu bất động sản.
Thông qua quy trình làm việc chuyên nghiệp và tác phong nhanh nhẹn, việc giải quyết triệt để các vấn đề của khách hàng và cư dân giúp nâng cao uy tín chủ đầu tư. Đội ngũ chăm sóc cần chủ động thông báo tin nhắn mới, thời hạn thanh toán cho các dịch vụ thông thường...
Quản lý hoạt động tài chính
Tài chính là một phần không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà. Bao gồm các công việc liên quan đến chi phí, doanh thu…
- Lập kế hoạch và quản lý các hoạt động thu nhập và chi phí của tòa nhà, bao gồm chi phí bảo trì và sửa chữa, phí quản lý chung cư, phí dịch vụ thông thường,…
- Tạo báo cáo tài chính chi tiết hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm và gửi cho nhà đầu tư.
- Tư vấn và hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng phương án tài chính phù hợp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tài sản bất động sản.
- Thông báo thông tin các nguồn thu đến cư dân một cách minh bạch, rõ ràng.
Làm thế nào để tôi có thể quản lý và vận hành tòa nhà một cách hợp lý?
Để điều hành chung cư diễn ra thuận lợi, đơn vị thuộc dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cần phải xây dựng một quy trình quản lý tốt và áp dụng nó một cách có hệ thống. Để làm được điều này, đơn vị hành chính cần xem xét kỹ tình trạng hoạt động của tòa nhà. Điều này gợi ý một phương pháp thích hợp.
Bên cạnh đó, ban quản lý cũng nên áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý. Thời đại kỹ thuật số đã tạo ra rất nhiều phần mềm quản lý chung cư hiện đại. Chúng sẽ là trợ thủ đắc lực góp phần quan trọng vào hiệu quả quản lý và vận hành tòa nhà.
Đội ngũ quản lý có năng lực và chuyên nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng. Dù quy trình có tốt đến đâu, phần mềm hiện đại như thế nào hay yếu tố người quản trị không được đảm bảo thì hoạt động quản lý chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Đội ngũ quản lý nên bao gồm các cá nhân có kiến thức chuyên môn, được đào tạo chuyên ngành và kỹ năng xử lý tình huống tốt.
Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý chung cư chuyên nghiệp và hiệu quả
Kết luận
Với những thông tin được cung cấp phía trên, chúng tôi tin rằng bạn đã có thể dễ dàng trở lời được câu hỏi: Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những việc gì? Hiểu được vấn đề cốt lõi của công việc góp phần giúp gia tăng hiệu quả trong quản lý.