Kinh nghiệm quản lý chung cư chuyên nghiệp và hiệu quả

Tìm hiểu và học hỏi kinh nghiệm quản lý chung cư chuyên nghiệp và hiệu quả chính là phương án tốt nhất nhằm nâng tầm giá trị cho các tòa nhà. 

Làm thế nào để quản lý tòa nhà chung cư một cách hiệu quả và toàn diện nhất? Làm thế nào để đảm bảo vận hành một hệ thống toà nhà chung cư trơn tru và nhận được sự hài lòng từ cư dân đang sinh sống? 

Hãy cùng tham khảo ngay những chia sẻ dưới đây để tìm ra cho mình những bài học giá trị về quản lý và vận hành chung cư.

Thế nào là quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả?

Quản lý chung cư hiệu quả cần đảm bảo ba vấn đề chính như sau: 

• Đáp ứng, giải quyết đầy đủ và nhanh chóng các yêu cầu, mong muốn của cư dân sinh sống
• Đảm bảo việc quản lý và vận hành được kiểm soát dễ dàng
• Sử dụng tối ưu các nguồn lực.

Để dễ dàng nhận biết tính hiệu quả của quản lý tòa nhà chung cư, bạn cần trả lời các câu hỏi sau đây:

• Ban quản lý chung cư có giải quyết nhanh chóng các yêu cầu bảo trì nếu có sự cố xảy ra không?
• Cư dân có thể liên lạc với ban quản lý bằng cách nào?
• Ban quản lý có đảm bảo được sự an toàn và chất lượng các dịch vụ có trong tòa nhà chung cư hay không?
• Ban quản lý có giải quyết thỏa đáng các vấn đề/mâu thuẫn phát sinh trong quá trình sinh sống và làm việc không?

Có rất nhiều vấn đề xảy ra liên tục trong quá trình quản lý chung cư. Bên cạnh việc áp dụng các kinh nghiệm quản lý chung cư, một tòa nhà chung cư được quản lý tốt và hiệu quả là luôn hoàn thiện và có thể giao tiếp với cư dân của mình. Từ đó, ban quản lý có thể đảm bảo các hoạt động liên quan đến chung cư được diễn ra tốt đẹp.

Chia sẻ kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả

Trong quá trình vận hành, ban quản lý cũng nên tìm hiểu các thông tin liên quan đến quản lý tòa nhà chung cư nhằm đạt được hiệu quả tối ưu. Dưới đây là các chia sẻ về kinh nghiệm quản lý chung cư hiệu quả.

Nhờ đến sự hỗ trợ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Đây là kinh nghiệm quản lý chung cư được nhiều chủ đầu tư áp dụng. Với việc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư do các công ty chuyên nghiệp cung cấp, cả chủ đầu tư và cư dân của tòa nhà đều có thể nhận được nhiều lợi ích khác nhau: 

• Bảo vệ an toàn cho cơ sở hạ tầng và tuổi thọ tòa nhà: Thông qua các quy định nghiêm ngặt, ban quản lý yêu cầu cư dân và khách thăm phải tuân thủ nội quy để bảo vệ tòa nhà. Đồng thời, các công ty quản lý chuyên nghiệp sẽ tổ chức kiểm tra thường xuyên và sửa chữa, cập nhật cơ sở hạ tầng nếu có sự cố.
• An ninh trật tự luôn được đảm bảo và luôn an toàn khi có sự cố: Các công ty quản lý chuyên nghiệp sẽ quản lý tòa nhà bằng cách xây dựng các biện pháp phòng chống cháy nổ, quản lý các vấn đề ngập lụt nếu trường hợp không may xảy ra, phân công nhân viên bảo vệ bảo vệ các khu vực, lắp đặt hệ thống camera an ninh xung quanh tòa nhà…
• Các khoản chi phí sẽ được minh bạch: Các hoạt động giữa các bên (chủ đầu tư và cư dân) sẽ được đảm bảo nhằm giữ vững lòng tin từ hai phía.

Đối với chủ tòa nhà chung cư:

• Giá trị tòa nhà được đảm bảo và gia tăng: Khi mọi hoạt động được tổ chức trong tòa nhà chung cư, chất lượng của tòa nhà phải luôn được đảm bảo. Điều này cũng làm tăng giá trị của tài sản bất động sản để chủ đầu tư có thể cho thuê hoặc bán các căn hộ với giá cao.
• Chi phí được tối ưu hoá, doanh thu và lợi nhuận được tăng cao: Hệ thống tòa nhà chung cư sẽ luôn hoạt động trơn tru nhờ có quy trình quản lý chuyên nghiệp.
• Cảnh quang, môi trường luôn được đảm bảo: Điều này giúp cho khách hàng cảm thấy hài lòng hơn về tòa chung cư, thu hút khách hàng, nhờ đó tăng chi phí và lợi nhuận, giảm chi phí vận hành cho chủ đầu tư.

Đối với cư dân đang sinh sống trong tòa nhà:

• Môi trường sống luôn được đảm bảo: Các phương án mới và các cách vận hành tòa nhà chung cư sẽ luôn được ban quản lý thay đổi càng ngày càng hiệu quả hơn, an toàn, vệ sinh và an ninh hơn. Nhờ vậy, cư dân tòa nhà chung cư sẽ cảm thấy hài lòng và an tâm trong quãng thời gian sinh sống tại đây.
• Các khoản thu sẽ luôn được đảm bảo tối đa về quyền lợi: Các chi phí thu chi sẽ luôn được rõ ràng, minh bạch, tránh tranh chấp không đáng có.

Xây dựng bộ quy trình quản lý tòa nhà chung cư

Nhằm đạt được hiệu quả cao trong quản lý chung cư, nhà đầu tư hay ban quản lý cần phải thực hiện xây dựng các quy trình quản lý tòa nhà chung cư. Công việc quản lý chung cư bao gồm nhiều hạng mục khác nhau như: 

• Quản lý hợp đồng giữa các bên liên quan
• Quản lý thông tin dân cư tòa nhà
• Quản lý trật tự an ninh
• Quản lý và vận hành đội ngũ kỹ thuật
• Quản lý vệ sinh trong khu vực tòa nhà

Với lượng công việc dày đặc được nêu bên trên, ban quản lý cần xây dựng bộ quy trình một cách bài bản với từng hạng mục riêng biệt. Điều này mang lại cho các bên những lợi ích không ngờ đến. 

• Dễ dàng quản lý, giám sát và phân công công việc cho từng bộ phận: Xây dựng sơ đồ mô tả rõ ràng công việc cho từng vị trí. Từ đó, các bộ phận sẽ vận hành công việc trơn tru hơn và có trách nhiệm với công việc của từng cá nhân/ bộ phận mình.
• Dễ dàng phối hợp công việc giữa các bộ phận: Việc xây dựng quy trình quản lý sẽ giúp toà nhà chung cư vận hành hiệu quả và tối ưu hơn. Các bên liên quan cũng dễ dàng phối hợp công việc, cũng như biết cách xử lý, khắc phục khi gặp sự cố một cách nhanh nhất.
• Giúp chủ tòa nhà dễ dàng kiểm soát về chất lượng, tiến độ công việc của từng bộ phận: Nhờ xây dựng quy trình bài bản, chủ toà nhà sẽ có cơ sở để quy chiếu và đánh giá hiệu quả cho từng công việc. Bên cạnh đó, chủ toà nhà có thể dễ dàng nắm bắt và giám sát chất lượng của các công việc liên quan.

Sử dụng ứng dụng quản lý chung cư thông minh

Bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý tòa nhà chung cư sẽ giúp chủ đầu tư/ ban quản lý nhà chung cư những lợi ích tuyệt vời mà cư dân sinh sống tại nơi đây sẽ cảm thấy hài lòng. Đây là kinh nghiệm quản lý chung cư nhận được nhiều sự yêu thích từ chủ đầu tư. 

Lợi ích cho ban quản lý

Những lợi ích mà chủ toà nhà chung cư sẽ có được khi sử dụng phần mềm thông minh để quản lý tòa nhà như sau:

• Hồ sơ được dễ dàng quản lý, lưu trữ, nhằm tăng tính nhanh chóng và thuận tiện khi cần truy xuất thông tin
• Các hoạt động về tài chính, dịch vụ, hồ sơ nhân sự sẽ dễ dàng được quản lý
• Quản lý số lượng cư dân một cách tối ưu và đơn giản nhất bằng việc quản lý cư dân theo từng căn hộ
• Kế hoạch bảo trì, quản lý kỹ thuật của toà nhà sẽ được sắp xếp và giám sát kỹ càng
• Không có sự thay đổi về nhân sự khi không bị tác động công tác quản lý.

Lợi ích đối với cư dân

Không chỉ mang lại lợi ích cho ban quản lý tòa nhà khi sử dụng phần mềm thông minh mà còn mang lại nhiều lợi ích cho dân cư trong tòa nhà.

• Dễ dàng kiểm tra các hoạt động của ban quản trị khi sử dụng các dịch vụ của tòa nhà
• Các vấn đề về việc trao đổi thông tin sẽ được thực hiện một cách thuận tiện, nhanh chóng với hệ thống quản lý tòa nhà
• Người dùng được bảo mật thông tin cá nhân
• Cư dân sẽ được sống trong môi trường nhiều giá trị, mang lại những tiện ích cần thiết.

Lợi ích với công ty quản lý

Các công ty quản lý tòa nhà chung cư sẽ quản lý một cách dễ dàng hơn nhờ có phần mềm quản lý thông minh

• Với hệ thống quản lý nghiêm ngặt, chuẩn mực và phù hợp với từng loại tòa nhà chung cư sẽ được thiết lập để dễ dàng quản lý
• Nhiều dự án khác nhau sẽ được quản lý một cách dễ dàng
• Không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi đột ngột
• Dễ dàng quản lý được chi phí, ngân sách của toà nhà
• Bất cứ khi nào và bất cứ nơi đâu cũng đều dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động.

Với những chia sẻ phía trên, việc quản lý tòa nhà chung cư sẽ trở nên dễ dàng hơn cho chủ đầu tư. 

Các lưu ý khi xây dựng bộ phận quản lý chung cư chuyên nghiệp, hiệu quả

Trong quá trình quản lý chung cư, chúng ta cần có sự giám sát và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận nhằm dễ dàng giải quyết các vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, một số vấn đề cũng cần được lưu ý trong quá trình xây dựng sơ đồ quản lý. 

Quản lý chung cư hiệu quả phải được lập thành văn bản

Bạn nên làm việc với cư dân của mình dưới dạng văn bản để có thể quản lý khách hàng hiệu quả. Trước hết, không phải ai cũng sẽ luôn có mặt tại chung cư khi xảy ra rắc rối.

Do đó, hãy để lại một văn bản nhắc nhở hay thậm chí một biên bản khi rắc rối đó lặp lại thường xuyên. Việc sử dụng văn bản để làm việc còn giúp bạn ghi lại sự việc và sẽ là bằng chứng cho những tranh chấp sau này. 

Kết nối với từng bộ phận

Đảm bảo được các ban, bộ phận hiểu được các vấn đề xảy ra trong ngày là cách tốt nhất giúp việc vận hành tòa nhà chung cư hiệu quả. Dành thời gian cho các câu hỏi, thắc mắc và giải thích sớm nhất có thể sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian và nhanh chóng có được hướng xử lý tốt nhất.

Kết luận

Quản lý chung cư là một công việc lớn và phức tạp. Do đó, chủ đầu tư và ban quản lý cần biết các kinh nghiệm quản lý chung cư chuyên nghiệp và hiệu quả để có những phương án phù hợp và tối ưu nhất. Bên cạnh đó, tự trải nghiệm và rút ra cho mình những kinh nghiệm riêng cũng là một cách giúp nâng cao khả năng quản lý.