Trách nhiệm và quyền hạn của ban quản lý chung cư

Ban quản lý chung cư là một phần không thể thiếu của một tòa nhà. Vậy, ban quản lý chung cư là gì? Trách nhiệm và quyền hạn của ban quản lý chung cư như thế nào?

Danh sách ban quản lý chung cư bao gồm nhiều bộ phận và công việc khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung có thể thấy tất cả những bộ phận sẽ có cùng mục đích giống nhau là mang lại một khu dân cư an toàn, văn minh.

Ban quản lý chung cư là gì?

Dựa theo Luật nhà ở năm 2014 (Điều 103, khoản 2) quy định thành lập ban quản lý chung cư bắt buộc khi tòa nhà chung cư đạt đến điều kiện được quy hoạch và xây dựng với từ 20 căn hộ trở lên. Ban quản trị và ban quản lý chung cư phải có tổ chức rõ ràng, có đội ngũ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm, có tư cách pháp nhân rõ ràng, có con dấu (mộc công ty) riêng biệt. Ban quản lý tòa nhà chung cư phải được hoạt động và thành lập theo mô hình hội đồng quản trị (công ty cổ phần) hoặc theo hình thức chủ nhiệm hợp tác xã.

Ban quản lý tòa nhà chung cư (ban quản lý nhà trọ) là bộ phận có nhiệm vụ quản lý và điều hành các công việc liên quan đến các hoạt động xảy ra trong chung cư đó.

Số lượng thành viên của ban quản trị tòa nhà chung cư ít nhất từ 4 người trở lên (bao gồm cả trưởng ban quản lý chung cư). Những thành viên này phải là những người có kiến thức, chứng chỉ quản lý chung cư, đồng thời có kinh nghiệm, năng lực về cách quản lý và vận hành tòa nhà chung cư. 

Để vận hành cả một tòa nhà lớn, chúng ta không thể nào quản lý một cách hời hợt và tạm bợ. Mỗi thành viên sẽ có một chức vụ và một vị trí phù hợp với chuyên môn và trình độ của họ. 

Với trọng trách vốn có, quản lý và vận hành tòa nhà chung cư (thậm chí là quản lý nhà trọ)  cần trơn tru và đảm bảo nhu cầu cuộc sống, sự thoải mái, hài lòng và sự an toàn của dân cư sống tại chính tòa nhà chung cư đó. Kịp thời nắm bắt các tình huống, các mâu thuẫn của dân cư cũng là một cách nhằm nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết hợp tình hợp lý. 

Các bộ phận quản lý của ban quản lý tòa nhà chung cư

Để hiểu rõ hơn và đi sâu hơn về nhiệm vụ của ban quản lý chung cư, chúng ta hãy tiếp tục tìm hiểu về các bộ phận của ban quản lý tòa nhà chung cư. Vậy bộ phận quản lý tòa nhà chung cư bao gồm những phòng ban nào?

Bộ phận Quản lý an ninh

Đảm bảo an ninh luôn là nhiệm vụ ban quản lý chung cư quan tâm hàng đầu khi bắt đầu tham gia quản lý một khu vực nào đó. Thông thường, khách hàng sẽ thường tìm hiểu xem khu vực nơi mình sinh sống có an ninh hay không, có nhiều những thành phần bất hảo hay không, quan sát xem bảo vệ chung cư có chuyên nghiệp hay không. 

Nắm bắt được mong muốn của khách hàng và cư dân sinh sống tại tòa nhà chung cư, ban quản lý luôn hiểu được rằng đội ngũ an ninh phải là những người mạnh khỏe, chuyên nghiệp, có kinh nghiệm xử lý các tình huống tốt, có võ thuật, tinh thần trách nhiệm cao. Vì chính nhờ đội ngũ quản lý an ninh mà tài sản, tính mạng của cư dân được đảm bảo an toàn. 

Kỹ thuật vận hành

Kết hợp mật thiết cùng với bộ phận quản lý an ninh đó chính là bộ phận quản lý kỹ thuật vận hành. Các chung cư hiện đại ngày nay luôn được trang bị những thiết bị tối tân hiện đại như camera, hệ thống điện nước nóng lạnh, hệ thống báo cháy, hệ thống internet tốc độ cao, hệ thống phòng cháy chữa cháy,... 

Các thiết bị này không những đáp ứng nhu cầu thiết yếu của cư dân mà còn nhằm đảm bảo an toàn và nhanh chóng khắc phục các vấn đề cho cư dân khi có các sự cố xảy ra. Các hệ thống này phải đảm bảo được bảo dưỡng thường thuyên để vận hành trơn tru, vì nếu một hệ thống nào đó xảy ra sự cố thì sẽ xảy ra nhiều vấn đề thiệt hại liên quan đến nhau và ngoài ý muốn. 

Bộ phận Quản lý chăm sóc khách hàng

Cư dân của tòa nhà chung cư cũng được xem như là một khách hàng, vì vậy bộ phận quản lý chăm sóc khách hàng là một bộ phận quan trọng không kém.

Bộ phận này được xem như trái tim của tòa nhà vì nó được lập ra để trực tiếp quan tâm và hỏi đáp những thắc mắc của cư dân trong chung cư. Văn phòng ban quản lý chung cư sẽ là nơi tiếp nhận những ý kiến và tiếp thu sửa đổi những ý kiến đó, nhằm đem lại cuộc sống ngày càng hài lòng nhất cho cư dân.

Quản lý công tác vệ sinh

Ngoài yếu tố an toàn thì vệ sinh môi trường chính là điều được quan tâm không kém. Một tòa nhà lớn cần một đội ngũ vệ sinh chuyên nghiệp để luôn đảm bảo được sự sạch sẽ và thoáng mát của khu vực toàn tòa nhà chung cư. 

Bộ phận này có trách nhiệm luôn đảm bảo không gian sống xanh sạch đẹp cho cư dân, đảm bảo phun khử trùng, các chất chống ruồi muỗi định kỳ. 

Quyền hạn và trách nhiệm của ban quản lý tòa nhà chung cư

Ban quản lý tòa nhà chung cư sẽ có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định trong quá trình quản lý chung cư. Vậy, những điều ta đang muốn nhắc đến là gì?

Ban quản lý chung cư có quyền gì?

Được xem như là phía đại diện cho chủ đầu tư, vai trò của ban quản lý chung cư rất quan trọng và hoàn toàn được ủy quyền thực hiện các công việc như chủ đầu tư mong muốn như: 

• Thay mặt chủ đầu tư thu phí vận hành và quản lý tòa nhà chung cư từ các cư dân/ hộ gia đình sinh sống tại tòa nhà chung cư theo định kỳ tháng/quý/năm.
• Thu phí điện, nước của cư dân/ hộ gia đình sinh sống tại tòa nhà chung cư theo định kỳ tháng/quý/năm.
• Xử lý các vấn đề khi cư dân/ hộ gia đình không nộp/ nộp chậm phí quản lý như đã quy định theo hợp đồng đã ký kết và được phép tạm dừng các dịch vụ nếu cư dân không hoàn thành nghĩa vụ của họ.
• Các khoản thu khác như cho thuê mặt bằng sân, cho thuê chỗ đậu xe hơi khách ngoài chung cư, cho thuê banner quảng cáo, cho thuê các bảng điện, màn hình chạy quảng cáo trong thang máy,... ban quản lý tòa nhà chung cư sẽ có quyền được hưởng các khoản thu đó. 

Trách nhiệm của ban quản lý chung cư

Bên cạnh các quyền hạn được đề cập phía trên, ban quản lý chung cư (dịch vụ quản lý phòng trọ) cũng cần có trách nhiệm không chỉ với chủ đầu tư mà còn với cư dân sinh sống tại chung cư.

• Đảm bảo tốt chất lượng các công việc liên quan đến quản lý và vận hành tòa nhà chung cư.
• Kiểm tra và giám sát đội ngũ nhân viên nhằm đảm bảo họ đang thực hiện đúng nhiệm vụ của mình, đảm bảo công việc vận hành trở nên suôn sẻ, tránh thiệt hại không đáng có. 
• Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật định kỳ như: thang máy, phòng cháy chữa cháy, hệ thống bơm nước, điện dự phòng, môi trường, vệ sinh, camera giám sát an ninh…
• Có trách nhiệm bồi thường cho chủ đầu tư và toàn thể cư dân trong chung cư khi xảy ra sự cố thiệt hại về kinh tế, sức khỏe, tinh thần.
• Lắng nghe và chăm sóc khách hàng, kịp thời giải quyết các vấn đề mâu thuẫn của các khách hàng.

Kết luận 

"Trách nhiệm và quyền hạn của ban quản lý chung cư là gì?” là câu hỏi cần phải biết trước khi thực hiện công việc quản lý. Qua bài viết ngày hôm nay, chúng tôi hi vọng một phần giúp bạn có được những kiến thức cần thiết nhằm đem lại một hiệu quả tối đa.