Dịch vụ quản lý nhà trọ và ký kết hợp đồng với công ty quản lý

Quản lý phòng trọ là một công việc khiến các chủ trọ tốn rất nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề nan giải này, dịch vụ quản lý nhà trọ ra đời nhằm hỗ trợ chủ trọ hoàn thành công tác quản lý nhà trọ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tuy nhiên, không phải mô hình phòng trọ nào cũng phù hợp với phương án quản lý này. Vậy dịch vụ quản lý nhà trọ là gì và các thủ tục hợp đồng có quá nhiều rắc rối hay không? Hãy cùng quanlytro.me đi tìm kiếm câu trả lời.

Tìm hiểu chung về dịch vụ quản lý nhà trọ

Quản lý nhà trọ bao gồm rất nhiều phương thức từ truyền thống cho đến hiện đại.Thuê dịch vụ để hỗ trợ công việc quản lý nhà trọ cũng là một phương thức quản lý hữu ích đối với những chủ trọ không có thời gian hoặc kinh nghiệm quản lý còn yếu kém. Cùng tìm hiểu rõ hơn về cách thức này.

Dịch vụ quản lý nhà trọ là gì?

Đây hiện là giải pháp được nhiều nhà đầu tư bất động sản quan tâm bởi các nhà đầu tư sẽ không trực tiếp quản lý bất động sản của mình mà nhờ đến bên thứ ba. Dịch vụ này bao gồm quản lý các căn hộ, chung cư, tòa nhà, khu trọ, khách sạn, văn phòng cho thuê… 

Các công ty dịch vụ sẽ thiết lập hệ thống quản lý bao gồm kiểm soát, theo dõi tình hình khu trọ, quản lý khách thuê, cơ sở vật chất, tính toán chi phí, tiền bạc, tổng hợp, viết báo cáo, xử lý các vấn đề phát sinh… sau đó thông báo cho chủ nhà trọ một cách chính xác.

Nhà đầu tư có thể theo dõi từ xa và xác thực tình hình kinh doanh bằng các báo cáo mỗi kỳ, đồng thời, so sánh tổng doanh thu và tổng tiền nhận được từ khách thuê hàng tháng.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ quản lý nhà trọ?

Có thể thấy, phương pháp thuê dịch vụ quản lý mang lại những lợi ích nhất định. Tuy nhiên, không phải đối tượng nào cũng sẽ phù hợp và đủ điều kiện áp dụng bởi phương pháp này cần tốn đến một khoản chi phí mỗi tháng. Vậy, dịch vụ quản lý phù hợp với các đối tượng nào?

• Các chủ trọ quá bận rộn, không có quá nhiều thời gian quản lý: Có rất nhiều nhà đầu tư kinh doanh phòng trọ nhằm mục đích mua bán bất động sản. Do đó, bên cạnh việc kinh doanh nhà trọ, họ còn có những công việc khác. Họ luôn bận rộn với công việc hằng ngày. Vì vậy, việc thuê dịch vụ quản lý là điều nên làm bởi các chủ trọ sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian nhưng vẫn mang lại lợi nhuận đều đặn mỗi tháng nhờ vào kinh doanh phòng trọ.
• Các chủ trọ có quá nhiều phòng/ căn hộ: Việc có nhiều phòng/ căn hộ ở một hay nhiều địa điểm khác nhau cũng gây lên nhiều vấn đề cho việc quản lý. Lượng  khách thuê quá lớn dẫn đến khó khăn trong quản lý thông tin khách hàng, cơ sở vật chất, tài chính và đặc biệt là an ninh toàn khu trọ. Do đó, việc ứng dụng hình thức quản lý này giúp chủ trọ dễ dàng hơn trong quá trình kinh doanh nhà trọ cũng như tạo việc làm đến cho nhiều người hơn.
• Các chủ trọ không giỏi/ ít kinh nghiệm trong việc quản lý: Có nhiều người đầu tư vào kinh doanh nhà trọ nhưng lại không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Việc lựa chọn dịch vụ quản lý nhà trọ giúp chủ trọ học hỏi nhiều kinh nghiệm trong thời gian đầu. Bên cạnh đó, nhiều chủ trọ có đủ điều kiện cho kinh doanh nhà trọ nhưng không giỏi trong việc quản lý. Việc quản lý với họ gây nên nhiều sai sót và bất cập, vì vậy, sử dụng dịch vụ quản lý sẽ là một lựa chọn phù hợp với họ.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ quản lý nhà trọ 

Dịch vụ quản lý nhà trọ không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt các công tác quản lý mà còn giúp tình hình kinh doanh nhà trọ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Mặc dù nhược điểm đi kèm là tốn nhiều chi phí nhưng phương pháp này mang lại cho chủ trọ nhiều tiện ích xứng đáng với chi phí cần bỏ ra.

• Gia tăng hiệu quả kinh doanh 
• Vận hành chuyên nghiệp quá trình kinh doanh phòng trọ
• Đảm bảo và nâng cao chất lượng dịch vụ toàn khu trọ
• Quản lý và xử lý tốt các vấn đề xảy ra trong khu trọ

Hợp đồng quản lý nhà trọ

Khi lựa chọn phương pháp quản lý nhà trọ bằng cách thuê dịch vụ quản lý, chủ nhà trọ cần ký kết hợp đồng quản lý nhà trọ với công ty, đơn vị quản lý. Đây là văn bản pháp lý xác lập mối quan hệ cũng như sự liên kết của bên thuê và bên được thuê.

Vì sao phải lập hợp đồng quản lý nhà trọ?

Việc quyết định sử dụng đến dịch vụ quản lý nhà trọ đồng nghĩa bạn đang uỷ quyền trực tiếp và họ sẽ là người thay mặt bạn chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động quản lý phòng trọ. Khi đó, hợp đồng quản lý bắt buộc được ký kết đúng theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo quyền và nghĩa vụ của hai bên. 

Đối với bên thuê, việc ký kết hợp đồng quản lý nhà trọ cũng giúp họ có thể an tâm hơn khi giao hoàn toàn trách nhiệm cho bên còn lại. Khi có hợp đồng, công ty quản lý sẽ thực hiện tốt hơn các mong muốn, yêu cầu mà bạn đề ra.

Đối với công ty quản lý, hợp đồng quản lý nhà trọ giúp họ có một môi trường làm việc tốt hơn. Đây cũng là cơ sở giúp họ nhận được các quyền lợi đã được thỏa thuận từ trước như tiền công, bảo hiểm, lương thưởng, trợ cấp…

Nhìn chung, việc ký kết hợp đồng quản lý là điều cần thiết phải làm. Đây sẽ là ràng buộc cụ thể nhất giữa hai bên khiến họ có thể thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình nhằm mang lại lợi ích chung.

Những nội dung cần thiết của một hợp đồng quản lý nhà trọ

Hợp đồng quản lý nhà trọ là văn bản quan trọng khi thuê dịch vụ quản lý, bao gồm các nội dung sau:

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Trong ký kết hợp đồng, thông tin các bên tham gia là yếu tố bắt buộc:

• Thông tin bên cá nhân thuê dịch vụ quản lý: Họ và tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, số điện thoại, email, số tài khoản ngân hàng,…
• Thông tin bên công ty quản lý: Tên công ty, số điện thoại, email, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện hợp pháp,…

Các nội dung chính trong hợp đồng

Hợp đồng quản lý nhà trọ thường bao gồm các mục nội dung chính sau:

• Nêu rõ hợp đồng đang đề cập đến dịch vụ quản lý nhà trọ
• Nêu ra các công việc mà bên được thuê cần thực hiện
• Nêu rõ số lượng phòng cần quản lý
• Nêu rõ tổng chi phí cho mỗi tháng cần phải trả
• Đưa ra các thoả hiệp giữa hai bên nếu có.

Quyền và nghĩa vụ của các bên 

Bên A (Bên thuê)

Nghĩa vụ của bên thuê

• Hỗ trợ mọi điều kiện tốt nhất cho bên được thuê được làm việc để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
• Trả tiền thuê cho bên thuê đúng hạn
• Thực hiện nghĩa vụ về thuế, các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

Quyền của bên thuê:

• Bên thuê có quyền quan sát, theo dõi tình hình, quản lý các công việc, thông tin phòng trọ của bên được thuê.
• Thu tiền mà bên dịch vụ quản lý phòng trọ đã thu từ các phòng trọ theo các phương thức thanh toán như tiền mặt/ chuyển khoản,…
• Bên thuê có quyền bắt bên được thuê bồi thường nếu trong quá trình quản lý có rủi ro: tiền phòng trọ không được thu đầy đủ, mất xe ở khu phòng trọ,….
• Nếu bên được thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc vi phạm các điều kiện đã thỏa thuận, vi phạm các quy định của pháp luật,… thì bên thuê có quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức.

Bên B (bên được thuê)

Nghĩa vụ của bên được thuê

• Quản lý thật tốt nhà trọ mà bên thuê đã giao (thu tiền trọ, giải quyết tranh chấp, giải quyết các giấy tờ liên quan đến tạm trú tạm vắng, sửa chữa các hư hỏng của nhà trọ,.…)
• Chuyển giao tiền thuê trọ cho chủ nhà trọ theo đúng thời gian quy định.
• Luôn quảng cáo, tìm kiếm khách hàng để nhà trọ luôn trong trạng thái full phòng, không để phòng trống quá lâu trong thời gian dài.
• Nếu trong thời gian còn hiệu lực hợp đồng mà có vấn đề về hư hại thì phải sửa chữa và bồi thường cho chủ nhà trọ
• Quyền của bên được thuê
• Các quyền lợi sẽ được đảm bảo như đã thỏa thuận.
• Có quyền điều khiển nhà trọ theo cách riêng, với mục đích đem đạt hiệu quả cao, kinh doanh thuận lợi
• Nếu bên thuê không đảm bảo như hợp đồng đã ký, bên được thuê có quyền thưa kiện, khiếu nại

Sau khi thỏa thuận và đi đến thống nhất, hai bên sẽ cùng nhau cam kết thực hiện đúng theo hợp đồng đề ra. Sau cùng, việc thực hiện ký kết hợp đồng chính là cầu nối giữa hai bên cùng hợp tác và đem lại các lợi ích cho nhau.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng này chấm dứt hiệu lực trong các trường hợp sau:

• Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng mà giữa các bên không tồn tại bất kỳ thỏa thuận bằng văn bản nào xác nhận việc gia hạn thời hạn hiệu lực của hợp đồng;
• Các bên thỏa thuận chấm dứt thời hạn hiệu lực của hợp đồng;
• Hợp đồng bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
• Hợp đồng buộc phải chấm dứt theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Phần cam kết của các bên

Với những nội dung nêu trên, hai bên cần cam kết thực hiện đúng các nội dung như đã thỏa thuận. Ngoài ra, có thể thêm mục phụ lục hợp đồng nếu trong quá trình quản lý phát sinh vấn đề mới cần phải thỏa thuận.

Ký tên và xác nhận

Sau cùng sẽ là lúc các bên ký tên và xác nhận đầy đủ vào hợp đồng. Đây là phần chắc chắn phải có trong mỗi hợp đồng, thể hiện sự nhất trí và đồng ý thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. 

Kết luận 

Sử dụng dịch vụ quản lý nhà trọ là một phương pháp mang lại nhiều lợi ích trong kinh doanh. Tuy nhiên, đây chưa được xem là một phương pháp tối ưu, chủ nhà trọ cần lưu ý những rắc rối, sự cố như về chi phí quản lý, lừa đảo, làm giả báo cáo, thậm chí đối mặt với nguy cơ thua lỗ… 

Qua những chia sẻ của quanlytro.me trên đây, các chủ trọ cần sáng suốt lựa chọn đối tác uy tín và phù hợp trước khi sử dụng dịch vụ này. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự mình quản lý bằng các phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí, hiệu quả hiện nay.

Thông tin liên hệ: LOZIDO

• Địa chỉ: A703 - Chung cư C3, Đường Man Thiện, P.Tân Phú, Quận 9, Hồ Chí Minh 
• Email: lozido.com@gmail.com
• SĐT: 0965.227.453
• Website: https://quanlytro.me/