Top 5 phần mềm quản lý ký túc xá miễn phí

Ký túc xá là một trong những loại hình chỗ ở được phần đông sinh viên ưa chuộng. Tuy nhiên, nhiều “chủ nhân” ký túc xá gặp khó khăn trong quá trình quản lý do có quá nhiều công việc phải làm. Giải pháp tối ưu dành cho bạn chính là sử dụng phần mềm quản lý ký túc xá.

Vậy sử dụng phần mềm ký túc xá có ưu, nhược điểm gì? Đâu là phần mềm quản lý ký túc xá tốt nhất hiện nay? Cùng LOZIDO khám phá ngay qua bài viết dưới đây.

Quản lý ký túc xá gồm những công việc gì?

Ký túc xá là loại hình bất động sản cho thuê, cụ thể là về chỗ ở. Với ưu điểm giá rẻ, gần trường, đây là loại hình lý tưởng được nhiều sinh viên lựa chọn. Do đó, ký túc xá là một trong những loại hình thu hút nhiều sự đầu tư hiện nay.

Ngoài việc xây dựng và kinh doanh thì việc duy trì và quản lý ký túc xá cũng là một trong những vấn đề nan giải. Thực tế, quản lý ký túc xá bao gồm nhiều công việc như:

• Quản lý khách thuê: Ký túc xá là loại hình cho thuê chỗ ở. Vì thế, người chủ phải quản lý một lượng khách thuê lớn. Chẳng hạn như nắm giữ thông tin khách thuê, đăng ký tạm trú,...
• Quản lý thu chi: Hằng tháng, chủ ký túc xá cần tổng kết các dịch vụ (điện, nước, giặt ủi,...) mà khách thuê sử dụng. Đồng thời, thực hiện lập phiếu thu và thu tiền. 
• Đảm bảo an ninh, trật tự: Do có lượng khách thuê lớn và đa dạng nên chủ ký túc xá đôi khi sẽ đối mặt với vấn đề như ồn ào, gây rối hay thậm chí là các tệ nạn xã hội khác.
• Tiếp thị, marketing: Tìm kiếm khách thuê cũng là một trong những công việc quan trọng để duy trì sự hoạt động cho ký túc xá. Có nhiều cách như dán tờ rơi, làm poster, đăng tin trên các nền tảng mạng xã hội,...
• Vấn đề pháp lý: Ký túc xá cần đạt chuẩn về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, quy chuẩn xây dựng ký túc xá, tiêu chuẩn giường tầng,...

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý ký túc xá?

Thông thường, để quản lý ký túc xá, người ta thường dùng cách quản lý truyền thống bằng sổ sách hoặc quản lý bằng excel. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của các phần mềm quản lý ký túc xá online. Đây dường là như phương pháp quản lý tối ưu, giúp khắc phục hạn chế của những cách thức cũ.

Dưới đây là một số ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý ký túc xá:

• Quản lý hiệu quả: Phần mềm quản lý ký túc xá giúp quản lý các thông tin về khách thuê, hợp đồng thuê, hóa đơn thu chi,... chỉ với chiếc điện thoại, iPad, laptop. Từ đó, tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với việc sử dụng hệ thống thủ công hoặc giấy tờ.
• Thanh toán trực tuyến: Phần mềm quản lý ký túc xá cho phép người quản lý lập hóa đơn thu chi và gửi cho khách thuê. Đồng thời, khách thuê cũng có thể thực hiện thanh toán thông qua phần mềm tương ứng dành cho khách thuê.
• Đảm bảo tính chính xác: Chỉ cần nhập chỉ số điện, nước hay các dịch vụ khác, hệ thống sẽ giúp bạn tính toán và xuất ra hóa đơn nhanh chóng với độ chính xác cao, hạn chế sai sót.
• Theo dõi tình trạng ký túc xá: Phần mềm quản lý ký túc xá sẽ cập nhật tình trạng của từng giường/phòng. Từ đó, giúp bạn có thể nắm bắt được tổng quan ký túc xá như số giường đang trống, đang thuê, đang nợ, đang báo thanh lý hợp đồng,...
• Báo cáo và thống kê: Phần mềm còn cung cấp khả năng tạo báo cáo và thống kê về các hoạt động quản lý và tài chính của ký túc xá. Từ đó, giúp bạn theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa quản lý.

Top 5 phần mềm quản lý ký túc xá miễn phí

Với những ưu điểm trên, bạn còn ngần ngại gì mà không tìm kiếm và cài đặt ngay cho mình một ứng dụng quản lý phù hợp. Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý ký túc xá miễn phí mà bạn có thể tham khảo.

Landsoft

Landsoft là giải pháp quản lý và vận hành tòa nhà với đa dạng loại hình bất động sản. Chẳng hạn như chung cư, khu phức hợp, văn phòng, nhà trọ, ký túc xá,... Nếu bạn đang sở hữu ký túc xá cho thuê với quy mô lớn thì đây là giải pháp quản lý lý tưởng dành cho bạn.

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá Landsoft như:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ hướng dẫn sử dụng phần mềm (nếu cần).
• Đảm bảo an toàn, chính xác và bảo mật cao trong quản lý thông tin, bao gồm thông tin về khách hàng, hợp đồng thuê nhà, tình trạng thu chi,...
• Cung cấp công cụ tính toán và quản lý dịch vụ hiệu quả như điện, nước, gas, internet,...

LOZIDO - Quản lý trọ

LOZIDO - Quản lý trọ được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý ký túc xá đáng sử dụng. Với giao diện quản lý dễ dàng, đa dạng thiết bị (điện thoại, iPad, máy tính), LOZIDO - Quản lý trọ giúp bạn quản lý ký túc xá của mình một cách chủ động, mọi lúc mọi nơi.

Lý do nên sử dụng phần mềm LOZIDO - Quản lý trọ:

• Cung cấp giải pháp quản lý cho nhiều loại hình cho thuê như ký túc xá, nhà trọ, căn hộ, chung cư, sleepbox,... Đồng thời, cho phép bạn quản lý chúng cùng một lúc.
• Quản lý cọc giữ chỗ, hợp đồng thuê, hóa đơn thu chi, thông tin khách thuê, thống kê báo cáo,...
• Hỗ trợ đăng tin tìm khách thuê.
• Cung cấp tính năng phân quyền giúp đáp ứng việc quản lý với quy mô lớn.

SmartMotel

Smartmotel là công cụ quản lý ký túc xá hiệu quả, giúp chủ nhà quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến việc cho thuê ký túc xá và các dịch vụ liên quan. Dưới đây là một số điểm nổi bật của phần mềm này:

• Hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều ký túc xá cùng lúc.
• Cung cấp báo cáo thống kê tổng quan như danh sách khách thuê, hóa đơn, hợp đồng, tổng kết thu chi,... giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của mình
• Hỗ trợ quản lý trên đa nền tảng như Android, iOS, Windows.

Mona House

Mona House cũng là một trong những phần mềm quản lý ký túc xá được sử dụng phổ biến hiện nay. Với Mona House, bạn sẽ có 2 tuần để trải nghiệm dịch vụ. Sau đó, bạn cần trả phí để tiếp tục sử dụng.

Một số ưu điểm của phần mềm Mona House bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý số lượng lớn giường/phòng và nhiều loại hình cho thuê khác nhau như phòng trọ, chung cư mini, căn hộ dịch vụ, mặt bằng cho thuê, nhà trọ, kiot,...
• Gửi thông báo thanh toán tiền thuê hàng tháng qua ứng dụng, tin nhắn, email.
• Tự động nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết thời hạn hoặc khi đến hạn chốt/thu tiền hóa đơn.

Room Easy

Phần mềm quản lý ký túc xá Room Easy sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng đăng nhập và sử dụng trên nhiều thiết bị. Tuy nhiên, vẫn đảm bảo bảo mật thông tin của khách hàng và tài khoản người dùng. Room Easy chỉ hỗ trợ trên nền tảng Android và Windows.

Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý ký túc xá Room Easy:

• Tích hợp tính năng tính toán các khoản chi phí như tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ và các khoản phí khác.
• Cung cấp thống kê và báo cáo chi tiết về doanh thu theo tháng, quý, năm, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kinh doanh của họ.
• Tính năng lập dự toán đầu tư.

Tổng kết

Có thể thấy, việc sử dụng phần mềm quản lý ký túc xá mang đến cho người dùng nhiều tiện ích. Hy vọng với những gợi ý mà LOZIDO chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tìm được phần mềm ưng ý và phù hợp.